Inhalt
Vertretungsplan Inhalt

Erstellung des Vertretungsplans

Allgemeine Funktionen

Abwesende Lehrkräfte, abwesende Klassen, gesperrte Räume

Vertretungen

Freier Text

Mehrarbeit

Langfristige Vertretungen

Erstellung eines Prüfungsaufsichtsplans

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Vorgehensweise
Vertretungsplan Erstellung des Vertretungsplans

Inhalt

Die folgenden 6 Schritte stellen den Ablauf der Vertretungsplanerstellung dar. Selbstverständlich kann an jeder Stelle auch ein vorhergehender Schritt wieder aufgenommen werden, um z.B. nachträgliche Änderungen zu berücksichtigen.

1. Stellen Sie sicher, dass der richtige Stundenplan geöffnet ist. Sein Name wird in der Titelzeile des Fensters angezeigt. Eventuell muss der gewünschte Stundenplan eingestellt werden. Der letzte verwendete Stundenplan wird beim nächsten Programmstart automatisch wieder geöffnet.
Mit der Stundenplanorganisation bzw. des Stundenplanwechsels können gezielt andere Stundenplandateien herangezogen.

2. Wählen Sie das Datum des Tages, für den der Vertretungsplan erstellt werden soll.

3. Tragen Sie Auf der Registerseite Abwesende die abwesenden Lehrkräfte und Klassen sowie die nicht verfügbaren Räume ein.

4. Ermitteln Sie auf der Registerseite Vertretungen die einzelnen Vertretungen bzw. Ersatzräume.

5. Testen Sie, ob alle erforderlichen Einträge enthalten sind. (Diagnose)

6. Drucken Sie den Plan aus.


Allgemeine Funktionen
Vertretungsplan Allgemeine Funktionen

Inhalt

Die hier beschriebenen Funktionen sind auf allen Seiten ausführbar:

Neues Schuljahr:
Menü Datei, Menüpunkt Neues Schuljahr. Mit Hilfe der Funktionen Schuljahr/Stundenplanorganisation und Stundenplanwechsel lassen sich verschiedenen Zeiträumen verschiedene Stundenpläne zuordnen.

Alles speichern:
Menü Datei, Menüpunkt Alles speichern oder Schaltknopf [image]. Das Speichern ist eigentlich unnötig, da bei Programmende alle Daten automatisch im dafür vorgesehenem Pfad gespeichert werden. Falls man Instabilitäten in seinem System befürchtet, kann hier vorsorglich gesichert werden.

Tag wählen:
Mit den Schaltflächen [image] oder dem Menü Datum, Menüpunkte Nächster Tag bzw. Vortag lässt sich das gewünschte Datum schrittweise ansteuern. Mit dem Menüpunkt Datum ändern kann auch direkt der gewünschte Tag angesteuert werden.

Nachtrag zurücksetzen:
Menü Extras, Menüpunkt Nachtrag zurücksetzen oder Schaltknopf [image]. Alle n in der Spalte Neu werden gelöscht. Das kann sinnvoll sein, wenn der Vertretungsplan gerade gedruckt wurde und ein späterer Ausdruck nur die ab dann eintretenden Änderungen enthalten soll.

Plan einblenden:
Schaltfläche [image] oder Menü Plan, Menüpunkt in bisheriges Fenster. Befindet sich der Cursor in einem Feld mit einem Lehrkraft-/Klassen- oder Raumkürzel, so wird der betreffende Stundenplan angezeigt. Im Stundenplan sind alle Änderungen durch den aktuellen Vertretungsplan vermerkt. Ist bereits ein Stundenplan geöffnet, so wird der neue als weitere Registerkarte hinzugefügt.
Mit dem Menüpunkt in neues Fenster kann auch ein weiteres Planfenster geöffnet werden, so dass mehrere Pläne gleichzeitig betrachtet werden können.
Mit dem Menüpunkt Alle Pläne der betroffenen Kopplung werden alle betroffenen Klassenpläne und der Plan der Lehrkraft in einem gemeinsamen Planfenster angezeigt. Zwischen diesen verschiedenen Plänen kann über das Register hin- und hergeschaltet werden.
Entsprechendes gilt für den Menüpunkt Alle Lehrkräfte der Klasse.

Löschen einer Zeile:
Schaltfläche [image] oder Menü Bearbeiten, Menüpunkt Löschen. Vertretungen können nur gelöscht werden, wenn sie nicht aus der Abwesenheit von Lehrkräften bzw. Räumen resultieren.

Einfügen einer Zeile:
Schaltfläche [image] oder Menü Bearbeiten, Menüpunkt Einfügen. Neue Zeilen können auch am Ende der Liste angehängt werden. Die Reihenfolge der bezieht sich nur auf die Eingabeliste. Beim Ausdruck werden die Einträge entsprechend dem Druckformat sortiert.

Drucken, Druckvorschau:
Mit den Schaltknöpfen [image] können die ersten drei Menüpunkte des Druck- bzw. Vorschaumenüs direkt aufgerufen werden.
Weitere Information unter Drucken.

Diagnose:
Schaltfläche  D  oder Menü Extras, Menüpunkt Diagnose. In einem eigenen Dialogfenster werden alle noch offenen Vertretungsprobleme aufgelistet. Für jedes Problem wird ein Lösungsvorschlag angeboten.

Dauervertretungen:
Ein Klick auf den Menüpunkt Dauervertretungen wechselt von der Bearbeitung der aktuellen Vertretungen zu den Langzeitvertretungen. Die beiden Registerseiten Abwesende und Vertretungen ändern ihr Aussehen, der Menüpunkt erhält die Beschriftung aktuelle Vertretungen. Bei erneutem Anwählen des Menüpunktes kehrt man also zu den Tagesvertretungen zurück. Die Bearbeitung der langfristig Abwesenden und der langfristigen Vertretungen erfolgt ähnlich wie die Behandlung des aktuellen Vertretungsplans.

Gewichtung der Auswahlkriterien für die Vertretungslehrkraft:
Schaltfläche [image] oder Menü Extras, Menüpunkt Einstellungen, Registerseite Gewichte

Sonstige Einstellungen:
Menü Extras, Menüpunkt Einstellungen

Warnungen:
Menü Extras, Menüpunkt Warnungen oder Schaltknopf [image]. Eingeblendet wird ein Fenster mit allen Lehrkräften, die eine Vertretung vor ihrem regulären Unterrichtsbeginn haben. Diese müssten gegebenenfalls gesondert informiert werden.

Geänderte letzte Raumbelegung am Vormittag:
Menü Extras, Menüpunkt Geänderte letzte Raumbelegung.

Statistik:
Menü Extras, Menüpunkt Statistik

Registrierung:
Menü Extras, Menüpunkt Registrierung

EMail-Versand:
Menü Extras, Menüpunkt Mailversand


Abwesende
Vertretungsplan Abwesende Lehrkräfte, abwesende Klassen, gesperrte Räume

Inhalt                     Allgemeine Funktionen

Auf dieser Seite wird der Vertretungsbedarf ermittelt. In jeder Zeile kann eine Lehrkraft, eine Klasse und/oder ein Raum eingegeben werden.

Eingabe einer abwesenden Lehrkraft:
Geben Sie in der Spalte Lehrkraft das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld die gewünschte Lehrkraft aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Lehrkräfte ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Der Vertretungsbedarf wird ermittelt, die einzelnen Vertretungen können auf der Seite Vertretungen bearbeitet werden.

Eingabe einer abwesenden Klasse:
Geben Sie in der Spalte Klasse das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld die gewünschte Klasse aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Klassen ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Lehrkräfte, die in abwesenden Klassen unterrichten würden, stehen statt dessen als Vertretung zur Verfügung.

Eingabe eines nicht verfügbaren Raums:
Geben Sie in der Spalte Raum das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld den gewünschten Raum aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Räume ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Der Raumverlegungsbedarf wird ermittelt, die einzelnen Raumverlegungen können auf der Seite Vertretungen bearbeitet werden.

Löschen von Lehrkraft, Klasse, Raum:
Löschen Sie das einzelne Kürzel mit der <Entf>-Taste. Zeilen, die weder Lehrkraft noch Klasse noch Raum enthalten, werden beim Wechsel auf eine andere Seite automatisch entfernt.

Löschen einer ganzen Zeile:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Löschen oder Schaltfläche [image].

Ganze Schule frei:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Ganze Schule. Haben alle Klassen frei (z. B. Hitzefrei oder Personalversammlung), so entsteht für die entsprechenden Stunden kein Vertretungsbedarf. Achten Sie in diesem Fall auch auf die Eingabe der betroffenen Stunden. (Hitzefrei ist i. allg. nicht der ganze Tag!)

Eingabe der Stunden:
Falls eine Lehrkraft/Klasse/Raum nicht den ganzen Tag abwesend ist, können hier die betroffenen Stunden, durch Komma oder - getrennt, angegeben werden. (1.-4.,8. bedeutet Abwesenheit in den Stunden 1,2,3,4,8). Bei Fehleingabe oder Doppelklick öffnet sich das Dialogfenster, in dem die passenden Stunden durch Anklicken ausgewählt werden können.

Eingabe eines Kommentars:
Der bis zu 60 Zeichen lange Kommentar kann über die Tastatur eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Liste mit Standardkommentaren, aus welcher der gewünschte ausgewählt werden kann:
Doppelklick auf den gewünschten Kommentar oder
Ansteuerung mit den Cursortasten und Betätigung der <Enter>-Taste.

Die Liste der Standardkommentare kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Standardkommentare).

Neu:
Ein n in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile seit der letzten Nachtrag-Rücksetzung geändert wurde. Das Merkmal kann dazu verwendet werden, bei einem erneuten Ausdruck des Vertretungsplans nur die veränderten Einträge auszugeben. Der Eintrag n kann auch per Hand geändert werden.

Druck:
Ein d in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile beim Druck des Vertretungsplans berücksichtigt werden soll. Soll aus irgendwelchen Gründen der Ausdruck eines Eintrags unterbleiben, so muss das d entfernt werden.

Grund:
Ist eine abwesende Lehrkraft in dieser Zeile eingetragen, so wird bei Doppelklick auf das „Grund“-Feld eine Liste mit „offiziellen“ Abwesenheitsgründen angezeigt. Aus dieser wird ein Grund für die Abwesenheit ausgewählt. Der ausgewählte Grund wird anschließend durch ein Buchstabenkürzel im Feld angezeigt. Die Betätigung der <Esc>-Taste schließt die Liste ohne Auswahl eines Grundes.

Die Liste der Abwesenheitsgründe kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Abwesenheitsgründe).

Die Eingabe eines Abwesenheitsgrundes ist nicht erforderlich. Er dient beispielsweise zur späteren statistischen Auswertung. Mit dem Menüpunkt Extras/Export Lehrerstatistik kann die Abwesenheit der Lehrkräfte und deren Gründe in eine Textdatei zur externen Auswertung übertragen werten.

Ist keine Lehrkraft aber eine Klasse (oder alle Klassen) in dieser Zeile eingetragen, so wird hier ausgewählt, ob die für die Lehrkräfte entfallenden Stunden dieser Klasse(n) bei der Berechnung der Mehrarbeit gegengerechnet werden sollen.


Vertretungen
Vertretungsplan Vertretungen

Inhalt                    Allgemeine Funktionen                 Bedeutung der Spalten                  Sonderfunktionen                   Kontextmenü

Auf dieser Seite werden die einzelnen Vertretungen aufgeführt, die sich aus den Einträgen der Seite Abwesende ergeben. Weitere Einzelvertretungen können zusätzlich eingegeben werden.

Anmerkungen zu den einzelnen Spalten:

Stunde, Lehrkraft, Klasse, Raum:
Diese Einträge können nur bei den zusätzlichen Einzelvertretungen geändert werden. Bei Fehleingabe oder Doppelklick auf das Feld öffnet sich das entsprechende Auswahlfenster.

vertreten durch:
Dieser Eintrag kann nicht verändert werden. Bezieht sich die Zeile auf eine Aufsicht, so steht hier das Wort Aufsicht.

Lehrkraft:
Die vertretende Lehrkraft kann über ihr Kürzel direkt eingegeben werden. Geeigneter ist ein Doppelklick auf das Feld, wodurch sich eine sortierte Liste aller für diese Stunde verfügbaren Lehrkräfte öffnet, aus der eine geeignete ausgewählt wird. Bei der Eingabe einer neuen Lehrkraft kann sich auch der Eintrag Mehrarbeit und der Eintrag Raum ändern.

Mehrarbeit:
Ein M bedeutet, dass die Vertretung als Mehrarbeit angesehen wird und in die entsprechende Statistik eingeht. Der Eintrag wird bei Eingabe einer neuen Vertretungslehrkraft und bei Änderung des Kommentars automatisch angepasst, kann aber durch Überschreiben geändert werden.

Raum:
Der Raum, in dem die Vertretung stattfindet, ist zunächst der gleiche, in dem auch der ausfallende Unterricht stattgefunden hätte. Das gilt natürlich nicht, wenn dieser Raum nicht frei ist. Ein neuer Vertretungsraum kann durch Eingabe des Kürzels eingegeben werden. Geeigneter ist ein Doppelklick auf das Feld, worauf sich eine sortierte Liste aller für diese Stunde verfügbaren Räume öffnet, aus welcher der geeignete ausgewählt wird. Der Vetretungsraum kann sich übrigens auch ändern, wenn als Vertretungslehrkraft eine in dieser Klasse unterrichtende Lehrkraft eingegeben wird. Je nach Fach wird dann der Klassenstammraum oder ein Fachraum belegt, falls dieser frei ist.

Kommentar:
Der bis zu 60 Zeichen lange Kommentar kann direkt eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Liste mit Standardkommentaren, aus welcher der gewünschte ausgewählt werden kann:
Doppelklick auf den gewünschten Kommentar oder
Ansteuerung mit den Cursortasten und Betätigung der <Enter>-Taste.

Lautet der Kommentar statt ..., so öffnet ein Doppelklick auf die angegebene Stunde ein Dialogfenster, in welchem die betreffende Quellstunde verändert werden kann.

Ist die Zeile eine Aufsichtzeile, so steht hier der Aufsichts-Ort. Er kann nur bei zusätzliche eingegebenen Aufsichten durch einen Doppelklick bearbeitet werden.

Hinweis: Die Liste der Standardkommentare kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Standardkommentare).

Zweitkommentar:
Der bis zu 60 Zeichen lange Zweitkommentar direkt eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Liste mit Standardkommentaren, aus welcher der gewünschte ausgewählt werden kann:
Doppelklick auf den gewünschten Kommentar oder
Ansteuerung mit den Cursortasten und Betätigung der <Enter>-Taste.

Im Gegensatz zum normalen Kommentar hat der Zweitkommentar keine logische Funktion für Stundenverlegung und Anstelle-Stunden

Neu:
Ein n in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile seit der letzten Nachtrag-Rücksetzung geändert wurde. Das Merkmal kann dazu verwendet werden, bei einem erneuten Ausdruck des Vertretungsplans nur die veränderten Einträge auszugeben. Der Eintrag n kann auch per Hand geändert werden.

Druck:
Ein d in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile beim Druck des Vertretungsplans berücksichtigt werden soll. Soll aus irgendwelchen Gründen der Ausdruck eines Eintrags unterbleiben, so muss das d entfernt werden.

Info:
Mit einem i in dieser Spalte kann man im Ausdruck des Vertretungsplans einen besonderen Hinweis z.B. zur gezielten Elterninformation bewirken. Der gewünschte feste Hinweistext muss dann im Druckformat mit Hilfe einer Bedingung (Vertretung:mitInfo) entsprechend gewählt werden.

Grund:
Hier steht zunächst der Abwesenheitsgrund der abwesenden Lehrkraft so wie er auf der Registerseite Abwesende eingetragen wurde. Mit Doppelklick auf das „Grund“-Feld wird eine Liste mit „offiziellen“ Abwesenheitsgründen angezeigt. Aus dieser wird ein Grund für die Abwesenheit ausgewählt. Der ausgewählte Grund wird anschließend durch ein Buchstabenkürzel im Feld angezeigt. Die Betätigung der <Esc>-Taste schließt die Liste ohne Auswahl eines Grundes.

Die Liste der Abwesenheitsgründe kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Abwesenheitsgründe).

Die Eingabe eines Abwesenheitsgrundes ist nicht erforderlich. Er dient beispielsweise zur späteren statistischen Auswertung (KM-Statistik).

Vertart:
In der ersten der beiden Spalten steht als Kürzel die Vertretungsart aus Sicht der Klasse, wie sie für die KM-Statistik vorgesehen ist, in der zweiten der beiden Spalten steht als Kürzel die Vertretungsart aus Sicht der Lehrkraft.
Mit Doppelklick auf das Feld wird eine Liste mit Vertretungsarten angezeigt aus denen eine ausgewählt werden kann. Diese wird anschließend durch ein Buchstabenkürzel im Feld angezeigt. Die Betätigung der <Esc>-Taste schließt die Liste ohne neue Auswahl einer Vertretungsart.

Sonderfunktionen:

Sortieren:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Sortieren. Die Liste der Einzelvertretungen wird nach der Stunde sortiert. Mit den Schaltknöpfen [image] wird die Liste nach Stunden, nach Klassen oder nach Lehrkräften sortiert. Die Reihenfolge ist übrigens nur für die Bildschirmanzeige von Bedeutung, beim Ausdruck des Vertretungsplan ist das Druckformat maßgeblich.

Diagnose:
Schaltknopf  D  oder Menü Extras, Menüpunkt Diagnose. In einem eigenen Dialogfenster werden alle noch offenen Vertretungsprobleme aufgelistet. Für jedes Problem wird ein Lösungsvorschlag angeboten.

Aufsicht einfügen:
Die Aufsichten abwesender Lehrkräfte werden ohnehin in die Liste der notwendigen Vertretungen aufgenommen. Zusätzliche Aufsichten-Vertretungen können in eine leere Zeile über das Menü Bearbeiten, Menüpunkt Aufsichten einsetzen eingefügt werden.

Verlegungsketten:
Menü Extras, Menüpunkt Verlegungsketten. In einem gesonderten Fenster werden Verlegungsketten für die aktuelle Vertretungsstunde vorgeschlagen.

Stundentausch:
Menü Extras, Menüpunkt Stundentausch. In einem gesonderten Fenster werden Stundentauschketten für eine beliebige Klasse und Stunde vorgeschlagen.

Das Kontextmenü öffnet sich durch einen Klick mit der rechten Maustaste. Die folgenden Menüpunkte beziehen sich z. T. auf die Zeile, in welche geklickt wurde:

Markieren / Markierung aufheben:
Eine Markierung ist notwendig, wenn man für mehrere Vertretungseinheiten eine gemeinsame Vertretungslehrkraft auswählen möchte. Markierte Vertretungseinheiten sind farbig unterlegt.

Alle Markierung aufheben:
Das sollte man sofort durchführen, wenn die Markierungen ihren Zweck erfüllt haben.

Kopplungsanzeige:
Ist der Menüpunkt aktiviert (Häkchen), so wird rechts oben oder rechts unten das Kopplungsfenster eingeblendet.

Einheit splitten:
Die Vertretungseinheit wird - wenn möglich - in ihre Teilklassen aufgeteilt.

Einheit wieder zusammenführen:
Eine gesplittete Einheit wird aus ihren Teilklassen wieder zusammengesetzt. Dies ist nicht möglich, wenn in eine der Teilklassen bereits eine Vertretung mit Stundenverlegung eingesetzt ist.

Mailversand:
Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn auf eine Lehrkraft geklickt wurde, für die eine EMail-Adresse eingetragen ist. In diesem Fall wird eine EMail mit den Vertretungsinformationen des aktuellen Tages versandt. Siehe Mailversand.


Mehrarbeit
Vertretungsplan Mehrarbeit

Inhalt                    Allgemeine Funktionen                 Bedeutung der Spalten

Auf dieser Seite werden die Mehr- und Minderarbeitsstunden aufgeführt, die sich aus den Einträgen der Seiten Vertretungen und Abwesende ergeben. Minderarbeit wegen abwesender Klassen wird nur aufgeführt, wenn die entsprechende Option in den Einstellungen aktiviert wurde. Auch zusätzliche Mehr- oder Minderarbeitsstunden können eingegeben werden.
Die Gesamtzahl der Mehrarbeitsstunden im Monat kann mittels Extras/Mehrarbeitsstatistik betrachtet werden.

Anmerkungen zu den einzelnen Spalten:

Stunde, Lehrkraft, Klasse:
Diese Einträge können nur bei den zusätzlichen Mehr-/Minderarbeitsstunden geändert werden. Bei Fehleingabe oder Doppelklick auf das Feld öffnet sich das entsprechende Auswahlfenster.

Mehr, Minder:
Ein + in der Spalte Mehr bedeutet eine zählbare Mehrarbeitsstunde, ein - in der Spalte Minder eine gegenzurechnende Ausfallstunde. Bei Mehrarbeitsstunden, die auf Vertretungen zurückzuführen sind, lässt sich das + nicht ändern. Es kann allerdings durch ein - in der Spalte Minder kompensiert werden, so dass bei Bedarf die Mehrarbeitsstunde ungezählt bleibt. Analog ist auch eine Kompensation eines - möglich.

Kommentar:
Bislang taucht nur der Kommentar Anstelle in dem Fall auf, dass eine ausfallende Stunde (Minderarbeit) durch eine Vertretung in einer anderen Stunde (Mehrarbeit) kompensiert wurde.
Das Feld Kommentar kann nicht bearbeitet werden.


Dauerabwesende
Vertretungsplan Langfristig abwesende Lehrkräfte, abwesende Klassen, gesperrte Räume

Inhalt                     Allgemeine Funktionen

Auf dieser Seite wird der langfristige Vertretungsbedarf ermittelt. Das lohnt sich z.B. bei mehrwöchiger Abwesenheit einer Lehrkraft oder bereits bei 5-tägigen Klassenfahrten. In jeder Zeile kann eine Lehrkraft, eine Klasse und/oder ein Raum eingegeben werden. Alle Einträge werden in die entsprechenden Tagesvertretungen übernommen.

Eingabe einer abwesenden Lehrkraft:
Geben Sie in der Spalte Lehrkraft das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld die gewünschte Lehrkraft aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Lehrkräfte ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Der Vertretungsbedarf wird ermittelt, die einzelnen Vertretungen können auf der Seite Vertretungen bearbeitet werden.

Eingabe einer abwesenden Klasse:
Geben Sie in der Spalte Klasse das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld die gewünschte Klasse aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Klassen ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Lehrkräfte, die in abwesenden Klassen unterrichten würden, stehen statt dessen als Vertretung zur Verfügung. (Beispiel: mehrtägige Klassenfahrt)

Eingabe eines nicht verfügbaren Raums:
Geben Sie in der Spalte Raum das Kürzel ein oder
wählen Sie nach einem Doppelklick auf das Feld den gewünschten Raum aus der Auswahlliste aus. Auch die gleichzeitige Auswahl mehrerer Räume ist möglich (siehe Extras/Einstellungen/Sonstiges). Der Raumverlegungsbedarf wird ermittelt, die einzelnen Raumverlegungen können auf der Seite Vertretungen bearbeitet werden.

Löschen von Lehrkraft, Klasse, Raum:
Löschen Sie das einzelne Kürzel mit der <Entf>-Taste. Zeilen, die weder Lehrkraft noch Klasse noch Raum enthalten, werden beim Wechsel auf eine andere Seite automatisch entfernt.

Löschen einer ganzen Zeile:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Löschen oder Schaltfläche [image].

Ganze Schule frei:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Ganze Schule. Haben alle Klassen frei, so entsteht für die entsprechenden Tage kein Vertretungsbedarf. (Beispiel: Feiertage) Ferien werden komfortabler mit Hilfe der Schuljahr/Stundenplanorganisation behandelt.

Eingabe des Zeitraums:
In den Spalten von und bis muss ein gültiges Datum im Format Tag.Monat.Jahr eingegeben werden. In einer neuen Zeile steht zunächst als Standard jeweils das aktuelle Datum.

Eingabe eines Kommentars:
Der bis zu 60 Zeichen lange Kommentar kann über die Tastatur eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Liste mit Standardkommentaren, aus welcher der gewünschte ausgewählt werden kann:
Doppelklick auf den gewünschten Kommentar oder
Ansteuerung mit den Cursortasten und Betätigung der <Enter>-Taste.

Die Liste der Standardkommentare kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Standardkommentare).


Dauervertretungen
Vertretungsplan Langfristige Vertretungen

Inhalt                Allgemeine Funktionen

Auf dieser Seite werden die einzelnen Vertretungen aufgeführt, die sich aus den Einträgen der Seite Abwesende ergeben. Weitere Einzelvertretungen können zusätzlich eingegeben werden. Alle Einträge werden in die entsprechenden Tagesvertretungen übernommen. I.a. wird man nicht alle einzelnen Stunden längerfristig abwesender Lehrkräfte fest vertreten, sondern die Entscheidung erst in den Tagesvertretungsplänen treffen.

Anmerkungen zu den einzelnen Spalten:

Tag-Stunde, Lehrkraft, Klasse, Raum:
Diese Einträge können nur bei den zusätzlichen Einzelvertretungen geändert werden. Bei Fehleingabe oder Doppelklick auf das Feld öffnet sich das entsprechende Auswahlfenster.

vertreten durch:
Dieser Eintrag kann nicht verändert werden. Bezieht sich die Zeile auf eine Aufsicht, so steht hier das Wort Aufsicht.

Lehrkraft:
Die vertretende Lehrkraft kann über ihr Kürzel direkt eingegeben werden. Geeigneter ist ein Doppelklick auf das Feld, wodurch sich eine sortierte Liste aller für diese Stunde verfügbaren Lehrkräfte öffnet, aus der eine geeignete ausgewählt wird. Bei der Eingabe einer neuen Lehrkraft kann sich auch der Eintrag Raum ändern.

Raum:
Der Raum, in dem die Vertretung stattfindet, ist zunächst der gleiche, in dem auch der ausfallende Unterricht stattgefunden hätte. Das gilt natürlich nicht, wenn dieser Raum nicht frei ist. Ein neuer Vertretungsraum kann durch Eingabe des Kürzels eingegeben werden. Geeigneter ist ein Doppelklick auf das Feld, worauf sich eine sortierte Liste aller für diese Stunde verfügbaren Räume öffnet, aus welcher der geeignete ausgewählt wird. Der Vetretungsraum kann sich übrigens auch ändern, wenn als Vertretungslehrkraft eine in dieser Klasse unterrichtende Lehrkraft eingegeben wird. Je nach Fach wird dann der Klassenstammraum oder ein Fachraum belegt, falls dieser frei ist.

Zeitraum:
In den Spalten von und bis muss ein gültiges Datum im Format Tag.Monat.Jahr eingegeben werden. In einer neuen Zeile steht zunächst als Standard jeweils das aktuelle Datum.

Kommentar:
Der bis zu 60 Zeichen lange Kommentar direkt eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Liste mit Standardkommentaren, aus welcher der gewünschte ausgewählt werden kann:
Doppelklick auf den gewünschten Kommentar oder
Ansteuerung mit den Cursortasten und Betätigung der <Enter>-Taste.

Lautet der Kommentar statt ..., so öffnet ein Doppelklick auf die angegebene Stunde ein Dialogfenster, in welchem die betreffende Quellstunde verändert werden kann.

Ist die Zeile eine Aufsichtzeile, so steht hier der Aufsichts-Ort. Er kann nur bei zusätzliche eingegebenen Aufsichten durch einen Doppelklick bearbeitet werden.

Hinweis: Die Liste der Standardkommentare kann den eigenen Wünschen angepasst werden (siehe Extras/Einstellungen/Standardkommentare).

Sonderfunktionen:

Sortieren:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Sortieren. Die Liste der Einzelvertretungen wird nach der Stunde sortiert. Die Reihenfolge ist übrigens nur für die Bildschirmanzeige von Bedeutung, beim Ausdruck des Vertretungsplan ist das Druckformat maßgeblich.

Diagnose:
Schaltknopf  D  oder Menü Extras, Menüpunkt Diagnose. In einem eigenen Dialogfenster werden alle noch offenen Vertretungsprobleme aufgelistet. Für jedes Problem wird ein Lösungsvorschlag angeboten.

Aufsicht einfügen:
Die Aufsichten abwesender Lehrkräfte werden ohnehin in die Liste der notwendigen Vertretungen aufgenommen. Zusätzliche Aufsichten-Vertretungen können in eine leere Zeile über das Menü Bearbeiten, Menüpunkt Aufsichten einsetzen eingefügt werden.

Verlegungsketten:
Menü Extras, Menüpunkt Verlegungsketten. In einem gesonderten Fenster werden Verlegungsketten für die aktuelle Vertretungsstunde vorgeschlagen.


Vertretungslehrer
Vertretungsplan Auswahl der Vertretungslehrkraft

Inhalt

Dieses Dialogfenster unterstützt den Vertretungsplaner mit allen relevanten Informationen bei der Auswahl der vertretenden Lehrkraft.

Aufbau des Dialogfensters:

Liste der Lehrkräfte:
Dem Namen der Lehrkraft folgen drei Spalten mit statistischer Information hinsichtlich der Mehrarbeit der Lehrkraft.. Über das Kontextmenü des Spaltenkopfes (rechte Maustaste) kann die Anzeige in diesen Spalten geändert werden (Siehe auch Extras/Einstellungen).
In der 5. Spalte werden die Argumente genannt, die für oder gegen die Auswahl der Lehrkraft sprechen. Die Liste der Lehrkräfte ist entsprechend dieser Argumente sortiert. Die Gewichtung der Argumente kann unter Extras/Einstellungen verändert werden.
Mit dem Schaltknopf [image] Wird die Lehrerliste entsprechend der Stundenplanvorgabe (i.d. Regel alphabetisch) sortiert. Der Schaltknopf [image] stellt wieder die Reihenfolge nach Gewichtung der Argumente her.

Stundenpläne:
Rechts unten wird jeweils der Stundenplan der markierten Lehrkraft und der Klassenplan der betreffenden Klasse angezeigt. Eingetragen ist zusätzlich Information über die aktuellen Vertretungspläne. Über den Plänen ist der betreffende Zeitraum angegeben. Mit den Pfeilschaltern links und rechts kann dieser Zeitraum geändert werden.

Lehrerstundenplan:
Der Lehrerstundenplan enthält auch die Änderungen durch den aktuellen Vertretungsplan:

Ein Farbrahmen markiert die Stunde, in der die Vertretung stattfinden soll.

Fällt der Lehrkraft eine andere Klasse aus, so werden im Stundenplan zwei Ausrufezeichen anstelle der ausfallenden Stunde angezeigt.

Klassenstundenplan:
Der Klassenstundenplan enthält auch die Änderungen durch den aktuellen Vertretungsplan:

Ein Farbrahmen markiert die Stunde, in der die Vertretung stattfinden soll.

Kann durch die Vertretung eine Unterrichtsstunde vorgezogen werden, so wird diese farbig (grün) angezeigt.

Betrifft die Vertretung mehrere Klassen, so kann man sich mit dem Schaltknopf Nächste Klasse die anderen Klassenpläne hervorholen.

Schaltknöpfe:

OK: Die markierte Lehrkraft wird als Vertretung eingesetzt.

Abbruch: Das Dialogfenster wird ohne weitere Änderung im Vertretungsplan geschlossen.

Entfällt: Es wird keine Lehrkraft zur Vertretung eingesetzt. Der Standardkommentar ‘entfällt’ wird eingetragen. Dieser Schaltknopf ist nur aktiv, wenn die Stunde als Randstunde entfallen kann oder eine Kollegstufenklasse oder Pseudoklasse betroffen ist.

Plan: Der Stundenplan der markierten Lehrkraft wird in einem gesonderten Fenster angezeigt.

Hilfe: Dieser Hilfetext wird angezeigt.

Verlegungsketten: In einem gesonderten Fenster werden Verlegungsketten für die aktuelle Vertretungsstunde vorgeschlagen.


Vertretungsraum
Vertretungsplan Auswahl des Vertretungsraums

Inhalt

Dieses Dialogfenster unterstützt den Vertretungsplaner mit allen relevanten Informationen bei der Auswahl des Raums, in dem die Vertretung stattfinden soll.

Aufbau des Dialogfensters:

Liste der Räume:
Die Liste der Räume ist entsprechend sortiert. Zu Beginn stehen Räume, die in der Nähe des Klassenraums frei sind. Bei einer Vertretung in der Kollegstufe stehen die Kollegstufenräume zu Beginn. Am Ende der Liste stehen (in Klammern) Räume, die zwar frei sind, aber eine zu geringe Platzzahl aufweisen.

Statuszeile:
Am unteren Fensterrand stehen genauere Informationen über den markierten Raum:
Die Klasse, falls er Stammraum einer Klasse ist;
Die Zahl der Plätze.

Schaltknöpfe:

OK: Der markierte Raum wird als Vertretungsraum eingesetzt.

Abbruch: Das Dialogfenster wird ohne weitere Änderung im Vertretungsplan geschlossen.

kein Raum: Es wird kein Raum zur Vertretung eingesetzt.

Plan: Der Stundenplan des markierten Raums wird in einem gesonderten Fenster angezeigt.

Hilfe: Dieser Hilfetext wird angezeigt.


Auswahlkriterien
Vertretungsplan Vertretungslehrkraft Auswahlkriterien

Inhalt

Bei der Auswahl der vertretenden Lehrkraft werden die folgenden Kriterien herangezogen. Sie werden im Vertretungslehrerfenster und im Diagnosefenster aufgeführt. Ihre Gewichtung kann verändert werden.

Klasse:
Die Lehrkraft unterrichtet selbst in der ganzen die Vertretung betreffende Klasse.

(Klasse):
Die Lehrkraft unterrichtet selbst einen Teil der die Vertretung betreffende Klasse.

Rand:
Die Lehrkraft hat unmittelbar vor oder nach der Vertretungsstunde bereits Unterricht.

Loch:
Die Vertretungsstunde fällt in eine Hohlstunde der Lehrkraft.

Fach:
Die Lehrkraft unterrichtet selbst das ausfallende Fach.

Präsenz:
Die Lehrkraft hat in der Vertretungsstunde Präsenz.

Verfügung:
Im Stundenplan der Lehrkraft ist in der Vertretungsstunde ‘Verfügung’ eingetragen

Betreuung:
Die Lehrkraft ist in der Vertretungsstunde betreuende Lehrkraft für nichtselbstständigen Unterricht. Ist die zu vertretende Lehrkraft der betreute Referendar, so wird die betreuende Lehrkraft bevorzugt.

Sprechstunde:
Die Lehrkraft hat in der Vertretungsstunde Sprechstunde.

statt:
Die Lehrkraft kann eine Randstunde auf die Vertretungsstunde verschieben. Dabei kann die Verschiebung am gleichen Tag anders als die Verschiebung von anderen Wochentagen gewichtet werden. Auch die Randstunden ‘letzte Stunde’ und ‘erste Stunde’ können unterschiedlich gewichtet werden.

anstelle:
Der Lehrkraft entfällt am gleichen Tag wegen Abwesenheit einer anderen Klasse eine Unterrichtsstunde.

Kette:
Die Lehrkraft kann eine Nicht-Randstunde auf die Vertretungsstunde verschieben, die wiederum von einer anderen Lehrkraft durch Verschiebung einer Randstunde gefüllt werden kann.

>3:
Die Lehrkraft hat im laufenden Monat bereits 3 oder mehr Mehrarbeitsstunden, würde also (noch) für eine weitere bezahlt werden.

Vertretung:
Die Lehrkraft hat bereits in einer anderen Klasse Vertretung. Falls sie hier dennoch ausgewählt wird, wird sie aus der anderen Vertretung entfernt.

zusammen:
Die Lehrkraft hat bereits Unterricht oder Vertretung in der gleichen Jahrgangsstufe, kann aber die (Teil-)Klasse noch mit aufnehmen, da die Schülerzahl nicht die Maximalzahl überschreitet.

Fachraum:
Bei einer Stundenverlegung steht kein geeigneter Fachraum zu Verfügung.


Freier Text
Vertretungsplan Freier Text, Zweiter Text

Inhalt

Auf diesen Seiten kann für jeden Tag ein frei formulierter Text eingegeben werden, der an einer im Druckformat festgelegten Stelle ausgedruckt wird.

Die beiden Texte könne unterschiedlich eingestzt werden, beispielsweise kann der zweite nur als interner Notizzettel dienen oder nur im Ausdruck für das Lehrerzimmer erscheinen etc.


Einstellungen
Vertretungsplan Einstellungen

Inhalt

Aufruf: Menü Extras, Menüpunkt Einstellungen.

Die verschiedenen Einstellmöglichkeiten verteilen sich auf die Registerseiten:

Gewichte: Gewichtung der Auswahlkriterien für die Vertretungslehrkraft.

Zeichensätze: Für die Bildschirmdarstellung

Farben: Für die Bildschirmdarstellung

Standardkommentare: Erweiterung der vorgegebenen Liste der Standardkommentare

Abwesenheitsgründe: Erweiterung der vorgegebenen Liste der Abwesenheitsgründe

Mehrarbeit: Einstellungen für die Mehrarbeitsstatistik

Drucken

Sonstiges:


Vertretungsplan Einstellungen Gewichte

Einstellungen Inhalt

Auf dieser Seite werden die Gewichte der Kriterien bei der Auswahl der vertretenden Lehrkraft eingestellt. Aus den Kriterien wird für jede Lehrkraft eine Bewertung errechnet. Die Bewertungen bestimmen dann die Reihenfolge der Lehrkräfte im Vertretungslehrerfenster .

Sprechstunde:
Um diese Zahl wird die Bewertung verringert, wenn die Lehrkraft hat in der Vertretungsstunde Sprechstunde hat.

Präsenz:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft in der Vertretungsstunde Präsenz hat.

Verfügungsstunde:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn im Stundenplan der Lehrkraft in der Vertretungsstunde ‘Verfügung’ eingetragen ist.

Unterricht in Klasse:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft selbst wenigstens einen Teil der die Vertretung betreffende Klasse unterrichtet.

Unterricht in ganzer Klasse:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft selbst in der ganzen die Vertretung betreffende Klasse unterrichtet.

Anstelle anderer Klasse:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn der Lehrkraft am gleichen Tag wegen Abwesenheit einer anderen Klasse eine Unterrichtsstunde entfällt.

Lücke im Lehrerplan:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Vertretungsstunde in eine Hohlstunde der Lehrkraft fällt.

Randstunde im Lehrerplan:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft unmittelbar vor oder nach der Vertretungsstunde bereits Unterricht hat.

Belastung am gleichen Tag:
Die Bewertung wird für um diese Zahl verringert, wenn die Lehrkraft an diesem Tag bereits mehr als 4 Stunden unterrichtet. Sie wird um das Doppelte verringert, wenn die Lehrkraft mehr als 5 Stunden unterrichtet, usw. Falls die betreffende Vertretung nur durch Verlegung am gleichen Tag entsteht, wird die Belastung natürlich nicht gewertet.

Vertretung trotz Unterricht:
Wenn eine Lehrkraft eine kleine Schülergruppe beispielsweise in Einzelförderung unterrichtet, dann kann es sinnvoll sein, dass diese Schüler im regulären Klassenverband unterrichtet werden und die Lehrkraft stattdessen eine Vertretung übernimmt. Die Unterrichtsfächer, für welche diese Situation eintreten kann, werden auf der Seite Sonstiges angegeben. Die Bewertung wird um die hier angegebene Zahl vergrößert.

Verlegung 1. Stunde gleicher Tag:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft die 1. Stunde des gleichen Tages auf die Vertretungsstunde verschieben kann. Ist dieses Gewicht 0, so werden keine derartigen Verlegungen vorgeschlagen.

Verlegung letzte Stunde gleicher Tag:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft die letzte Stunde (oder eine Nachmittagsstunde) des gleichen Tages auf die Vertretungsstunde verschieben kann.

Verlegung 1. Stunde anderer Tag:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft die 1. Stunde eines anderen Wochentages auf die Vertretungsstunde verschieben kann. Ist dieses Gewicht 0, so werden keine derartigen Verlegungen vorgeschlagen.

Verlegung letzte Stunde anderer Tag:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft die letzte Stunde (oder eine Nachmittagsstunde) eines anderen Wochentages auf die Vertretungsstunde verschieben kann.

Kein Fachraum verfügbar:
Um diese Zahl wird die Bewertung verringert, wenn bei einer Stundenverlegung kein geeigneter Fachraum verfügbar ist. Dieses Kriterium wird nur dann bewertet, wenn für das entsprechende Fach überhaupt ein Fachraum vorgesehen ist.

Unterricht im ausfallenden Fach:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft selbst das ausfallende Fach unterrichtet.

Vierte oder weitere Überstunde:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft im laufenden Monat bereits 3 oder mehr Mehrarbeitsstunden hat, also (noch) für eine weitere bezahlt werden würde.

Verlegungskette:
Um diese Zahl wird die Bewertung vergrößert, wenn die Lehrkraft eine Nicht-Randstunde auf die Vertretungsstunde verschieben kann, die wiederum von einer anderen Lehrkraft durch Verschiebung einer Randstunde gefüllt werden kann.

Bisherige Mehrarbeitsstunden:
Die Bewertung wird verringert, wenn die Zahl der bisherigen Mehrarbeitsstunden über dem Durchschnitt aller Kollegen liegt, sie wird vergrößert, wenn sie unter dem Durchschnitt liegt.

Betreuung:
Ist die Lehrkraft Betreuung für die zu vertretende Lehrkraft, so wird die Bewertung um 100 vergrößert. Der Betreuungslehrer dürfte damit sicher an den Anfang der Lehrerliste gelangen. Eine betreuende Lehrkraft könnte aber notfalls auch anderweitige Vertretung übernehmen. In diesem Fall wird aber die Bewertung auf 0 gesetzt, so dass er erst am Ende der Lehrerliste erscheint.

Auch Vertretungsvorschläge mit Zusammenlegung:
Ist diese Option aktiviert, so werden in der Liste der Vertretungslehrkräfte auch Lehrkräfte aufgeführt, die zur gewünschten Zeit bereits Unterricht oder Vertretung in der gleichen Jahrgangsstufe haben und die zusätzliche (Teil-)Klasse mit aufnehmen könnten. Eine Lehrkraft wird aber nur dann aufgeführt, wenn mit der Vertretung die Maximale Schülerzahl nicht überschritten wird.


Zeichensätze
Vertretungsplan Einstellungen Zeichensätze

Einstellungen Inhalt

Die aufgeführten Zeichensätze beziehen sich auf Bildschirmdarstellungen. Schriften für den Ausdruck von Plänen sind in den Druckformaten festgelegt.
Angezeigt wird neben der Schriftart die Schriftgröße in Klammern.

Jeder Zeichensatz kann mit der Schaltfläche Ändern oder mit Hilfe eines Doppelklicks bearbeitet werden. Schriftart, -schnitt, -grad können dann im bekannten Schriftendialog geändert werden. Die eingestellte Schriftfarbe wird aber nicht verwendet. Die Farben für verschiedene Zwecke können auf der Registerseite Farben festgelegt werden.

Eingestellt werden können die Zeichensätze für

Text in Editiertabellen:
Liste der Abwesenden Lehrkräfte/Klassen/Räume, Liste der Vertretungen

Text in Plänen:
Gemeint sind die selbständigen, jederzeit einblendbaren Planfenster.

Aufsichten in Plänen:
Die Aufsichten werden in die Trennlinien geschrieben, die Schrift sollte deshalb klein sein.

Text in Miniplänen:
Gemeint ist der Stundenplan im Dialogfenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft.

Freier Text: Hier sollte eine Schriftart mit festem Zeichenabstand gewählt werden.

Beschriftung in Fenstern:
Dies bezieht sich auf alle „normalen“ Texte, Schaltknopfbeschriftungen, die in den verschiedenen Fenstern vorkommen, sofern sie nicht gesondert hervorgehoben werden.

Auswahllisten:
Dies bezieht sich auf Dialogfenster zur Auswahl einer Lehrkaft, Klasse etc.


Vertretungsplan Einstellungen Farben

Einstellungen Inhalt

Durch einen Klick auf die Windows-Bezeichnung der Farbe wird diese in einem kleinen Rechteck dargestellt. Ein weiterer Klick öffnet eine Liste, aus der andere Farben ausgewählt werden können.
Verändert können sowohl Schrift- als auch Hintergrund und Rahmenfarben zur Hervorhebung wichtiger Information.


Kommentare
Vertretungsplan Einstellungen Liste der Standardkommentare

Einstellungen Inhalt

Die Liste der fest vorgegebenen Standardkommentartexte kann durch weitere Texte ergänzt werden. Die bereits vorgegebenen Texte können aber nicht verändert werden.

Bedeutung der einzelnen Spalten:

Kommentartext:
Der Text darf maximal 60 Zeichen umfassen, weitere werden abgeschnitten.

Abwesende:
Ist hier ein A eingetragen, so wird dieser Standardkommentar in der Liste aufgeführt, die sich auf der Registerseite Abwesende bei einem Doppelklick auf die Spalte Kommentar öffnet.
Ist hier nichts eingetragen, so fehlt dieser Standardkommentar in obiger Liste. Der Eintrag A kann durch Überschreiben oder durch Doppelklick auf das Feld geändert werden.

Vertretungen:
Ist hier ein V eingetragen, so wird dieser Standardkommentar in der Liste aufgeführt, die sich auf der Registerseite Vertretungen bei einem Doppelklick auf die Spalte Kommentar öffnet.
Ist hier nichts eingetragen, so fehlt dieser Standardkommentar in obiger Liste. Der Eintrag V kann durch Überschreiben oder durch Doppelklick auf das Feld geändert werden.


Abwesenheitsgründe
Vertretungsplan Einstellungen Liste der Abwesenheitsgründe

Einstellungen Inhalt

Die Liste der fest vorgegebenen „offiziellen“ Gründe der Abwesenheits einer Lehrkraft kann durch weitere Einträge ergänzt werden. Die bereits vorgegebenen Gründe können aber nicht verändert werden.

Bedeutung der einzelnen Spalten:

kurz:
Das Buchstabenkürzel wird in der Spalte Grund auf der Registerseite Abwesende angezeigt. Die Buchstabenkürzel für verschiedene Einträge müssen sich unterscheiden.

Abwesenheitsgrund:
Dieser Text wird in der Aufklappliste der möglichen Abwesenheitsgründe angezeigt.


Vertretungsplan Einstellungen Mehrarbeit

Einstellungen Inhalt

Ausfallende Unterrichtsstunden werden gegengerechnet:
Ist diese Option aktiviert, so wird bei Abwesenheit der zu unterrichtenden Klasse der Lehrkraft eine Minderarbeitsstunde verrechnet. Diese verringert dann damit die Zahl der anrechenbaren Mehrarbeitsstunden.
Ausfallender Unterricht in der Gesamten Schule wird in keinem Fall als Minderarbeit gewertet.

Detail-Information wird nach Ablauf von 2 Wochen gelöscht:
Die Detail-Information über Mehr-/Minderarbeit umfasst die Stunde, die Lehrkraft und die Klasse. Diese Information wird in der Datei mehr.vt eingetragen.
Ist diese Option aktiviert, so wird die Information 2 Wochen nach dem Vertretungstag aus dieser Datei gelöscht, die Detailinformation kann dann nicht mehr ausgedruckt werden. Die monatliche Gesamtzahl der Mehrarbeitsstunden bleibt aber weiterhin gespeichert.
Falls die Detailinformation genutzt werden soll, um z.B. nach Ablauf eines Monats die Mehrarbeit der Lehrkräfte zu drucken, dann sollte diese Option deaktiviert werden und die Detailinformation regelmäßig per Hand gelöscht werden. (Siehe Mehrarbeitsstatistik)

Lehrkräfte, die keine Mehrarbeit erhalten sollen:
Aufgrund eines besonderen Status sollen manche Lehrkräfte zwar keine Mehrarbeit erhalten, für Stundenverlegungen und „Anstelle“-Vertretungen verfügbar sein. (Beispiel: Referendare, Lehrkräfte mit Behindertenstatus). Sie sind in der Liste aufgeführt. Nach einem Doppelklick auf das Eingabefeld öffnet sich der Dialog zur Auswahl der Lehrkräfte.

Vertretungslehrkraft, Anzeige in erster, zweiter, dritter Spalte:
Im Dialogfenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft werden nach dem Namen der Lehrkraft drei Spalten für die Anzeige statistischer Daten wie z. B. die bisherigen Mehrarbeitsstunden aufgeführt. Durch einen Klick auf den kleinen Pfeil am rechten Fensterende öffnet sich eine Liste, in der man auswählen kann, welche Information in der jeweiligen Spalte angezeigt werden soll. Eine kurze Erläuterung der ausgewählten Information findet sich unter dem Auswahlfenster.


Vertretungsplan Einstellungen Drucken

Einstellungen Inhalt

Hervorhebung der Nachträge beim Druck:
Die Nachträge können beim Druck des Vertretungsplans auf zwei Arten hervorgehoben werden. Wenn die Option Fettgedruckt aktiviert ist, dann wird (sofern es der Zeichensatz zulässt) fett gedruckt. Wenn die Option Farbig aktiviert ist, dann werden die Nachträge in der Farbe gedruckt, die in nebenstehender Auswahlbox gewählt wurde.

Voraussetzung für die Hervorhebung ist natürlich, dass der entsprechende Schalter im Druckmenü bzw. in der Schalterleiste gedrückt ist. (siehe Druckmenü)


Vertretungsplan Einstellungen Sonstiges

Einstellungen Inhalt

Aufsichten:
Der Parameter Aufsichten in Plänen zeigen sollte aktivert sein, wenn der zugrunde liegende Stundenplan Aufsichten enthält.

Alte Vertretungsdaten automatisch löschen:
Ist diese Optionn aktiviert dann werden Vertretungsdateien, die älter als 2 Wochen sind werden damit automatisch entfernt. Eine überflüssige Ansammlung von Dateien unterbleibt. Falls die Datumseinstellung Ihres PC fehlerhaft ist oder zu Störungen neigt, sollte diese Option deaktiviert sein.

Mehrfachauswahl möglich:
Ist diese Option aktiviert, so sind im Auswahlfenster für abwesende Lehrkräfte (Klassen, Räume) mehrere gleichzeitige Eingaben möglich.
(Tipp: Geben Sie vor der Auswahl der abwesenden Lehrkräfte gegebenenfalls die Stunden und den Kommentar ein. Diese werden dann auf alle Lehrkräfte übertragen. Nachträgliche Änderungen müssen dagegen in jeder einzelnen Zeile durchgeführt werden.)
Ist diese Option deaktiviert, so kann man im Auswahlfenster für abwesende Lehrkräfte (Klassen, Räume) nur jeweils eine Eingabe tätigen, diese aber mit Doppelklick beschleunigen.

Zu vertretendes Fach mit anzeigen:
Ist diese Option aktiviert, so wird auf der Seite Vertretungen in der Spalte Klasse zusätzlich das ausfallende Fach mit angezeigt.

Kopplungsanzeige einblenden:
Ist diese Option aktiviert, so wird auf der Seite Vertretungen rechts oben oder rechts unten ein zusätzliches Fenster eingeblendet, aus dem die Zusammensetzung der Kopplung der aktuellen Vertretungseinheit hervorgeht.

Lehrkr., die in folgenden Fächern unterrichten, werden zu Vertr. herangezogen:
In dem darunter stehenden Feld sind alle Fächer aufgelistet, die gegebenenfalls entfallen können, damit die betreffende Lehrkraft anderweitig zur Vertretung herangezogen werden kann. Nach einem Doppelklick auf das Eingabefeld öffnet sich der Dialog zur Auswahl der Fächer.
Typisches Beispiel: Einzelunterricht oder Förderunterricht in Kleinstgruppen. Die betreffenden Schüler werden dann in den regulären Unterricht geschickt.

Zu vertretende Sonderstunden:
In dem darunter stehenden Feld sind alle Sonderstunden aufgelistet, für die gegebenenfalls Vertretungslehrkräfte eingeteilt werden sollen. Durch einen Doppelklick auf diese Liste öffnet sich das entsprechende Auswahlfenster, so dass die Liste verändert werden kann. I.a. wird man keine Sonderstunden vertreten wollen, allenfalls Präsenz oder Verfügung könnten sinnvoll sein.

Pfad für Vertretungsdateien:
Mit dem Schaltknopf Pfad ändern oder einem Doppelklick auf den Pfadnamen kann der Ordner für die täglichen Vertretungsdateien und den Dauervertretungsplan neu eingestellt werden. Die Änderung ist aber erst ab dem nächsten Start von Williver wirksam.

Zusätzlicher Sicherungspfad für Vertretungsdateien:
Ein zusätzlicher Sicherungspfad ist nur dann sinnvoll, wenn die Vertretungsdaten auf einem Server gespeichert werden, der möglicherweise in Einzelfällen nicht verfügbar ist. Im Notfall kann dann über die Stundenplanorganisation auf den Sicherungspfad umgestellt werden. Mit einem Doppelklick auf den Pfadnamen kann der Ordner für die Sicherungsdaten neu eingestellt werden.

Jahrgangsstufe, ab der auch Zwischenstunden entfallen dürfen:
Ab dieser Jahrgangsstufe (voreingestellt ist 12) ist auch bei Nichtrandstunden im Fenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft der Schaltknopf Entfällt aktiviert. Auch die Diagnosefunktion akzeptiert das Entfallen einer Nichtrandstunde ab dieser Jahrgangsstufe.


Diagnose
Vertretungsplan Diagnose

Inhalt

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Diagnose oder Schaltknopf D .

Zweck:
Alle noch offenen Probleme im Vertretungsplan werden aufgelistet. Jeweils wird ein Lösungsvorschlag angeboten.

Navigation in der Liste:
Mit Mausklick oder Cursortasten kann man einen oder mehrere Einträge auswählen. Dabei kann man auf die üblichen Mehrfachauswahlmöglichkeiten mit Shift- und Strg-Taste zurückgreifen.

Aufbau der Liste:
Die ersten 4 Spalten enthalten als Beschreibung der Stunde, Klasse, Lehrkraft und Raum der betreffenden Vertretungseinheit.
In der 5. Spalte werden die Mängel aufgelistet. Mögliche Mängel sind:

Keine Vertretungslehrkraft: Die betreffende Vertretungseinheit enthält noch keine Vertretungslehrkraft, ist aber auch nicht als entfallend gekennzeichnet.

Kein Vertretungsraum: Für die betreffenden Vertretungsstunde wurde kein Vertretungsraum vergeben, obwohl sie ursprünglich einen Raum hatte und auch nicht als entfallend gekennzeichnet ist.

Kann nicht entfallen: Die betreffende Vertretungseinheit enthält die Kennzeichnung entfällt, obwohl sie weder Randstunde noch Kollegstufeneinheit ist.

In der 6. Spalte wird als Vorschlag zur Behebung der Mängel eine Lehrkraft (mit Auswahlkriterien), ein Raum oder entfällt angezeigt.

Die Behebungsvorschläge für die verschiedenen Mängel sind miteinander vereinbar, so dass auch mehrerer Mängel gleichzeitig ausgewählt werden können.

Schaltknopf Übernehmen:
Die Mängel in den markierten Vertretungseinheiten werden mit den angezeigten Vorschlägen behoben. Die Liste wird neu ermittelt.

Schaltknopf Alternativen:
Betrifft der Mangel eine fehlende Vertretungslehrkraft, so wird das Dialogfenster zur Auswahl der Vertertungslehrkraft geöffnet. Betrifft der Mangel einen fehlenden Raum, so wird das Dialogfenster zur Auswahl des Vertretungsraums geöffnet. Bei erfolgreicher Beendigung wird die Mängelliste neu ermittelt.

Schaltknopf Hilfe:
Dieser Hilfetext wird angezeigt.

Schaltknopf Beenden:
Der Diagnosedialog wird geschlossen.


Verlegte Stunde
Vertretungsplan Vertretungen Verlegte Stunde

Inhalt

Aufruf: Lautet der Kommentar statt <Datum> <Stunde>, so lässt sich diese Quellstunde mit Hilfe eines Doppelklicks bearbeiten. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Veränderung der Quellstunde.
Achtung: kein Doppelklick auf statt ! Dies dient zur Auswahl eines anderen Standardkommentars.

Stundenplan:
Angezeigt wird der Stundenplan der Vertretungslehrkraft, in dem auch die Veränderungen durch Vertretungen verzeichnet sind. Die Zielstunde, in welcher die Vertretung gehalten werden soll, ist farbig (violett) umrahmt, sie wird auch im Titel des Dialogfensters genannt. Die Quellstunde, von welcher der Unterricht verlegt wird, ist farbig (rot) unterlegt, sie wird in der Fußzeile des Fensters genannt. Farbig (grün) beschriftet sind auch alle Randstunden der betroffenen Unterrichtseinheit, die problemlos auf die Zielstunde verlegt werden können.

Klick auf eine Stunde der betroffenen Unterrichtseinheit:
Die angeklickte Stunde wird zur Quellstunde, von welcher der Unterricht verlegt wird. Sie wird farbig unterlegt und in der Fußzeile des Fensters genannt.
Ein Klick auf andere Unterrichtseinheiten bewirkt nichts.

Schaltknopf OK:
Die farbig unterlegte Quellstunde wird in den Vertretungsplan übernommen. Das Dialogfenster wird geschlossen.

Schaltknopf Abbrechen:
Das Dialogfenster wird geschlossen, ohne dass die Veränderung der Quellstunde wirksam wird.

Schaltknopf Nächste:
Die nächste mögliche Quellstunde wird ausgewählt (auch wenn es keine Randstunde ist) und angezeigt. Aus Sicherheitsgründen sind nur Verlegungen im Zeitraum eine Woche vor bis zwei Wochen nach der Zielstunde vorgesehen.

Schaltknopf Vorherige:
Die vorhergehende mögliche Quellstunde wird ausgewählt (auch wenn es keine Randstunde ist) und angezeigt. Aus Sicherheitsgründen sind nur Verlegungen im Zeitraum eine Woche vor bis zwei Wochen nach der Zielstunde vorgesehen.

Schaltknopf Hilfe:
Dieser Hilfetext wird angezeigt.


Statistik
Vertretungsplan Statistik

Inhalt

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Statistik.

Verschiedene statistische Auswertungen sind auf drei Registerseiten verteilt.

Mehrarbeit  .

Ausfallstatistik für Klassen.

KM-Statistik  .


Mehrarbeitsstatistik
Vertretungsplan Statistik Mehrarbeitsstatistik

Inhalt      Überblick Statistik

Zweck:
Die anfallenden Mehrarbeitsstunden (auf der Seite Vertretungen erkennbar am M in der Spalte Mehrarbeit) werden für jede Lehrkraft monatlich gezählt. Ebenso werden wegen Klassenabwesenheit entfallende Stunden der Lehrkraft erfasst, falls die entsprechende Einstellung aktiviert ist (siehe Einstellungen-Mehrarbeit). Diese Zahlen bleiben erhalten, auch wenn die täglichen Vertretungsdateien und die Detail-Information zur Mehrarbeit zwei Wochen nach dem aktuellen Tag gelöscht werden. Die Anzahl der Mehrarbeitsstunden kann bei der Auswahl der Vertretungslehrkraft als Kriterium herangezogen werden. Sie werden auch im Dialogfenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft angezeigt.
Die Statistik kann nachbearbeitet werden, um etwaige Fehlzählungen zu korrigieren.

Anzeige:
Angezeigt wird eine Liste aller Lehrkräfte. Für jede Lehrkraft wird in der 2. Spalte die Summe aller Mehrarbeitsstunden im laufenden Schuljahr angezeigt. Nach dem "-" folgt die Zahl der gegengerechneten Stunden. In den folgenden Spalten stehen die entsprechenden Zahlen für die jeweiligen Statistikmonate. Der Monat selbst wird in der Kopfzeile genannt.

Schaltknopf Letzte Mehrarb.:
Angezeigt werden in einem kleinen Fenster die Mehrarbeit-Vertretungsstunden der aktuellen Lehrkraft, soweit die entsprechende Detailinformation noch nicht gelöscht wurde.

Schaltknopf Bearbeiten.:
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die Zahlen für die aktuelle Lehrkraft nachgebessert werden können, falls Situationen, die nicht im Vertretungsplan erfasst sind, dies erfordern.

Schaltknopf Löschen:
Geöffnet wird ein eigener Löschdialog, in dem sowohl die Detail-Information als auch die Monatssummenstatistik unabhängig voneinander gelöscht werden kann.

Schaltknopf Beenden:
Schließt das Fenster.

Schaltknopf Hilfe:
zeigt diesen Text an.


Mehrarbeitsstatistiklöschen
Vertretungsplan Statistik Löschen von Statistikdaten

Inhalt            Mehrarbeitsstatistik

Detailinformation löschen:
Mit diesem Schaltknopf werden nur die Detailinformationen (Tag, Stunde und Klasse) über Mehr- und Minderarbeit gelöscht. Der gewünschte Zeitraum muss vorher durch Eingabe des von- und des bis-Datums korrigiert werden.
Eine regelmäßige Löschung nicht mehr benötigter Detaildaten ist empfehlenswert (beispielsweise nach Monatsende oder Quartalsende).

Monatsstatistik löschen:
Mit diesem Schaltknopf werden die Summen der Mehr- und Minderarbeitsstunden in den Monaten, die vom eingegebenen Zeitraum erfasst werden, gelöscht. Dabei werden nur ganze Monate berücksichtigt. Die Grenzen des Zeitraums können mit den kleinen Pfeilschaltknöpfen verändert werden.
Die Summenstatistik für den aktuellen Monat wird nicht gelöscht, auch wenn er im gewählten Zeitraum liegt.
Die Löschung der Summenstatistik sollte mindestens zu Beginn eines neuen Schuljahrs erfolgen. Die Summenstatistik kann maximal 14 Monate umfassen.


Ausfallstatistik
Vertretungsplan Statistik Ausfallstatistik für Klassen

Inhalt      Überblick Statistik

Zweck:
Für jede Klasse werden die von Ausfällen und Vertretungen betroffenen Stunden nach verschiedenen Kriterien gezählt:

Abwesend: Die Klasse selbst ist abwesend

Entfällt: Die Stunde entfällt oder wird durch Verschiebung einer Randstunde vertreten.

Vert. Klassenlehrer: Die Vertretung wird durch eine in der Klasse unterrichtende Lehrkraft gehalten.

Vert. Fachlehrer: Die Vertretung wird durch eine Lehrkraft gehalten, die nicht in der Klasse unterrichtet aber das ausfallende Fach unterrichtet.

Vert. sonst: Die Vertretung wird durch eine Lehrkraft gehalten, die weder in der Klasse unterrichtet noch das ausfallende Fach gibt.

Die genannten Anzahlen können sowohl monatsweise als auch summarisch über alle erfassten Statistikmonate abgerufen werden

Anzeige:
Angezeigt wird eine Liste aller Klassen. Für jede Klasse werden die Stundenzahlen für die genannten Kriterien aufgeführt. Die Zahlen beziehen sich entweder auf einen Monat, der oberhalb der Tabelle genannt wird („Ausfälle in 6/07“) oder auf alle erfassten Monate („Summen über alle Monate“).

Schaltknöpfe < und > :
Diese Schaltknöpfe sind nur aktiv, wenn die Statistik für einen einzelnen Monat angezeigt wird. Damit wird der Vormonat bzw. der folgende Monat für die Anzeige ausgewählt.

Schaltknopf (Monat) :
Die Anzeige wird auf den einzelnen Monat umgestellt; Der Schaltknopf ändert seine Beschriftung.

Schaltknopf Alle Monate.:
Die Anzeige wird auf Summen über alle erfassten Monate umgestellt.

Schaltknopf Löschen:
Geöffnet wird ein eigener Löschdialog, in dem sowohl die Detail-Information als auch die Monatssummenstatistik unabhängig voneinander gelöscht werden kann.

Schaltknopf Beenden:
Schließt das Fenster.

Schaltknopf Hilfe:
zeigt diesen Text an.


KM-Statistik
Vertretungsplan Statistik KM-Statistik

Inhalt      Überblick Statistik

Zweck:
Das bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus möchte zunächst von einzelnen Schulen (später wohl von allen Schulen) regelmäßig statistische Informationen über den ausfallenden Unterricht, die Gründe für den Ausfall und die Art der Vertretung erhalten. Die auf der Registerseite Vertretungen eingegebenen Angaben werden hier statistisch ausgewertet.

Die genannten Anzahlen werden tageweise und als Summe über die ausgewählten Tage angezeigt.

Anzeige:
Angezeigt werden für jeden ausgewählten Tag

- die Anzahl der im Stundenplan vorgesehenen Unterrichtsstunden

- die Anzahl der zu vertretenden Unterrichtsstunden aufgeschlüsselt nach den Gründen für die Abwesenheit. Vertretungen, in denen kein Abwesenheitsgrund erfasst wurde, werden hier nicht gezählt.

- die Anzahl der zu vertretenden Unterrichtsstunden aufgeschlüsselt nach der Art der Vertretung aus Sicht der Klasse. Vertretungen, in denen keine Vertretungsart erfasst wurde, werden hier nicht gezählt.

- die Anzahl der zu vertretenden Unterrichtsstunden aufgeschlüsselt nach der Art der Vertretung aus Sicht der Lehrkraft. Vertretungen, in denen keine Vertretungsart erfasst wurde, werden hier nicht gezählt.

In der letzten Spalte stehen die Summen über alle ausgewählten Tage.

Klassenstufen :
Mit einem Doppelklick auf die gennannte Klassenstufen kann eine neue Auswahl getroffen werden. Die Anzeige wird aktualisiert.

Unterrichtstage von bis :
Zunächst ist hier der aktuelle Vertretungstag vorgegeben.
Der angezeigte Bereich kann durch direkte Datumseingabe oder mit den Pfeil-Schaltknöpfen verändert werden.

Schaltknopf Drucken.:
Die KM-Statistik wird mit dem darüber eingetragenen Druckformat gedruckt. Das Druckformat kann nach einem Doppelklick auf das Eingabefeld ausgewählt werden.

Schaltknopf Beenden:
Schließt das Fenster.


Aufsicht
Vertretungsplan Vertretungen Aufsichten

Inhalt                Vertretungen

Aufruf:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Aufsicht verändern bzw. Aufsicht einsetzen.
oder Doppelklick auf das Wort Aufsicht einer bereits eingefügten Aufsicht.
Der Menüpunkt ist nur aufrufbar, wenn man sich auf der Seite Vertretungen in einer freien Zeile oder in einer Zeile mit einer Aufsicht befindet.

Liste der Aufsichten:
Aufgelistet werden alle Aufsichten des aktuellen Vertretungstages. Sind keine Aufsichten vorhanden, so fehlt die Liste. Statt dessen erscheint ein entsprechender Hinweis.

Auswahl einer Aufsicht:
Taste <Enter> oder Schaltknopf OK oder Doppelklick auf die gewünschte Aufsicht.

Verlassen des Dialogfenster ohne Auswahl einer Aufsicht:
Taste <Esc> oder Schaltknopf Abbruch.


Registrierung

Alle öffentlichen Schulen in Bayern erhalten von den Programmautoren kostenlos eine WILLI-Lizenz.
Teilen Sie den Programmautoren Ihren Schulnamen mit. Er muss mindestens 4 und höchstens 80 Zeichen lang sein. Achten Sie auf die exakte Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung, Spatien, Bindestriche, etc.).
Sie erhalten dann auf dem Postweg (frankierten Rückumschlag beilegen), telefonisch oder per Email die 9-stellige Lizenznummer mitgeteilt.

Wählen Sie im Menü Extras den Menüpunkt Registrierung.

Geben Sie den Schulnamen (exakte Schreibweise!) und die 9-stellige Lizenznummer ein und betätigen Sie den Schaltknopf Lizenzierung.

Schlägt die Registrierung fehl, so überprüfen Sie nochmals Schulnamen und Lizenznummer und nehmen Sie gegebenenfalls nochmals Kontakt mit den Programmautoren auf.

Kontaktadresse:

A. Brandl, C. Heidrich
Dr. Grundler-Straße 7
92318 Neumarkt Opf.
Tel. 09181/4720
Email: christian.heidrich@fen-net.de      AMDS.Brandl@t-online.de


Verlegungskette
Vertretungsplan Vertretungen Verlegungsketten

Inhalt                Vertretungen

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Verlegungsketten oder Fenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft, Schaltknopf Verlegungsketten.

Aufgabe:
Anzeige der mehrstufigen Stundenverlegungen, mit denen ein Vertretungsproblem letztlich durch Verlagerung einer Randstunde gelöst werden kann.

Anzeige:
Das Fenster enthält zwei Registerseiten:

Parameter:
Festlegung der Randbedingungen zur Bestimmung der Verlegungsketten

Ketten:
Darstellung der Verlegungsketten


Kettenparameter
Vertretungen Verlegungsketten Parameter

Verlegungsketten Überblick                           Anzeige der Ketten

Maximalzahl von Unterrichtstagen vor/nach dem Vertretungstag:
Damit wird festgelegt, welchen Zeitraum die Verlegungsketten umfassen sollen. Da der Vertretungsplan i.a. kurzfristig erstellt wird man allenfalls Tage nach dem Vertretungsdatum berücksichtigen können. Die Vor- Zahl sollte dann 0 sein. Will man nur Verlegungsketten am gleichen Tag erhalten, so muss auch die Nach-Zahl 0 sein, sonst sind bis zu 5 Tage möglich.

Auch Verlegungen auf spätere Tage erlaubt:
Aktiviert: Eine Unterrichtsstunde kann in der Verlegungskette auf einen der folgenden Tage verlegt werden. Das kann Probleme aufwerfen, wenn der betreffende Kollege plötzlich erkrankt.
Deaktiviert: Alle Unterrichtsstunden in der Verlegungskette werden auf den gleichen oder einen früheren Tag verlegt. Abgesehen von Verlegungen innerhalb eines Tages werden also alle Stunden vorverlegt.

Keine Verlegung über das Wochenende erlaubt:
Aktiviert: Auch wenn die oben genannten Maximalzahlen einen Zeitraum umfassen, der über das Wochenende hinausgeht, werden die Verlegungen auf die aktuelle Woche beschränkt.
Deaktiviert: Das Wochenende stellt keine Grenze für die Verlegungen dar.

Maximale Länge der Vertretungskette:
Jede Vertretungskette kann bis zu 5 Stufen umfassen. Einstufige ‘Ketten’ wären einfache Randstundenverlegungen.

Gewichte:
Die gefundenen Ketten werden sortiert. Dabei spielen die Gewichtungen der Kriterien zur Auswahl der Vertretungslehrkraft eine Rolle. Verwendet werden hier allerdings nur die Kriterien Sprechstunde, Präsenz, Verfügung, Randstunde, Lücke, Verlegung 1./letzte Stunde gleicher/anderer Tag.
Mit dem Schaltknopf Gewichte... gelangt man ins Fenster zur Veränderung dieser Kriterien.


Kettenanzeige
Vertretungen Verlegungsketten Anzeige der Ketten

Verlegungsketten Überblickt                           Parameter

Das Fenster ist in 4 Bereiche unterteilt. Die Grenzen können mit der Maus verschoben werden.

In den Plänen der betroffenen Klasse und der betroffenen Lehrkräfte sind die geplanten Verlegungen durch Pfeile dargestellt. Die Planeinträge selbst stellen den bisherigen Zustand (ohne Ausführung der Verlegungskette) dar.

In der Kettenanzeige links unten sind die gefundenen Ketten in Kurzform notiert: Der laufenden Nummer folgen jeweils in Klammern Lehrerkürzel und verlegte Stunde. Wählt man durch Anklicken oder mit den Cursortasten eine andere Kette aus, so werden die Verschiebungspfeile im Klassenplan angepasst und der passende Lehrerplan dargestellt.

In der Detailanzeige rechts unten werden die einzelnen Verlegungen der ausgewählten Verlegungskette in der Form  Lehrkraft  VonStunde  ->  NachStunde   aufgeführt. Durch Anklicken einer anderen Lehrkraft wird der entsprechende Plan rechts oben angezeigt.

Mit dem Schaltknopf Ausführen wird die gerade markierte Verlegungskette in den Vertretungsplan übernommen und das Fenster geschlossen. Eine bereits vorhandene Vertretungslehrkraft wird gegebenenfalls entfernt.


Stundentausch
Vertretungsplan Vertretungen Stundentausch

Inhalt                Vertretungen

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Stundentausch. Eine bereits im Vertretungsplan vorhandene Tauschkette kann durch Doppelklick auf die Vertretungslehrkraft verändert werden.

Aufgabe:
Anzeige von möglichen Stundentauschketten, mit denen z.B. eine Lehrkraft für eine bestimmte Stunde freigestellt werden kann. Die Stundentauschketten bewegen sich dabei nur innerhalb einer Klasse. Die Stundentauschketten sind geschlossene Ketten, führen also nicht zu Ausfällen und zusätzlichen Vertretungen.

Anzeige:
Das Fenster enthält zwei Registerseiten:

Klasse/Parameter:
Festlegung der Klasse, einer betroffenen Stunde und der sonstigen Randbedingungen zur Bestimmung der Stundentauschketten

Tauschketten:
Darstellung der Stundentauschketten


Stundentauschparameter
Vertretungen Stundentauschketten Parameter

Stundentauschketten Überblick                           Anzeige der Ketten

Klasse, in welcher der Tausch vorgenommen werden soll:
Das Klassenkürzel wird eingetippt oder nach einem Doppelklick aus dem Klassenauswahlfenster ausgewählt. Soll eine Kopplung mehrerer Klassen getauscht werden, so genügt die Angabe einer der Klassen. Die Tauschketten werden aber nur ermittelt, wenn in jeder betroffenen Stunde die Koppelklasse von nur einer Lehrkraft unterrichtet wird.

Stunde, in welcher der Tausch beginnen soll:
Die Stunde wird eingetippt oder nach einem Doppelklick aus dem Stundenauswahlfenster ausgewählt. Hat man bereits eine bestimmte Tauschkette im Auge, so kann dafür jede beliebige betroffene Stunde wählen.

Maximalzahl von Unterrichtstagen vor/nach dem Vertretungstag:
Damit wird festgelegt, welchen Zeitraum die Tauschketten umfassen sollen. Da der Vertretungsplan i.a. kurzfristig erstellt wird, wird man allenfalls Tage nach dem Vertretungsdatum berücksichtigen können. Die Vor- Zahl sollte dann 0 sein. Will man nur Tauschketten am gleichen Tag erhalten, so muss auch die Nach-Zahl 0 sein, sonst sind bis zu 5 Tage möglich.

Keine Verlegung über das Wochenende erlaubt:
Aktiviert: Auch wenn die oben genannten Maximalzahlen einen Zeitraum umfassen, der über das Wochenende hinausgeht, werden die Verlegungen auf die aktuelle Woche beschränkt.
Deaktiviert: Das Wochenende stellt keine Grenze für die Verlegungen dar.

Maximale Länge der Tauschkette:
Jede Tauschkette kann 2 bis 5 Stufen umfassen. Zweistufige ‘Ketten’ wären direkte Stundenvertauschungen.


Stundentauschanzeige
Vertretungen Stundentauschketten Anzeige der Ketten

Stundentauschketten Überblickt                           Parameter

Das Fenster ist in 4 Bereiche unterteilt. Die Grenzen können mit der Maus verschoben werden.

In den Plänen der betroffenen Klasse und der betroffenen Lehrkräfte sind die geplanten Verlegungen durch Pfeile dargestellt. Die Planeinträge selbst stellen den bisherigen Zustand (ohne Ausführung der Verlegungskette) dar.

In der Kettenanzeige links unten sind die gefundenen Ketten in Kurzform notiert: Der laufenden Nummer folgen jeweils in Klammern Lehrerkürzel und verlegte Stunde. Wählt man durch Anklicken oder mit den Cursortasten eine andere Kette aus, so werden die Verschiebungspfeile im Klassenplan angepasst und der passende Lehrerplan dargestellt.

In der Detailanzeige rechts unten werden die einzelnen Verlegungen der ausgewählten Verlegungskette in der Form  Lehrkraft  VonStunde  ->  NachStunde   aufgeführt. Durch Anklicken einer anderen Lehrkraft wird der entsprechende Plan rechts oben angezeigt.

Mit dem Schaltknopf Übernehmen wird die gerade markierte Tauschkette in den Vertretungsplan übernommen und das Fenster geschlossen. Eine bereits vorhandene Vertretungslehrkraft wird gegebenenfalls entfernt.

Der Schaltknopf Stundentausch löschen erscheint nur, wenn eine bereits vorhandene Stundentauschkette bearbeitet wird. (Aufruf des Stundentauschassistenten durch Doppelklick auf die Vertretungslehrkraft in einer Stundentauschkette) Der Schaltknopf verschwindet nach Betätigung. Anschließend kann eine andere Tauschkette gesucht werden.


LetzerimRaum
Vertretungsplan Vertretungen Geänderte Raumbelegung der letzten Vormittagsstunde

Inhalt                Vertretungen

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Geänderte letze Raumbelegung.

Aufgabe:
Anzeige der Räume, in denen die letzte Stunde am Vormittag anders belegt wird als üblich. I.a. soll die letze Lehrkraft in einem Raum dafür sorgen, dass eine abschließende Ordnung in dem Klassenraum oder Fachraum hergestellt wird (Stühle hochstellen, Fenster schließen etc.). Durch Ausfälle oder Verlegungen kann es dazu kommen, dass diese Aufgabe bereits von einer früher unterrichtenden Lehrkraft oder von einem Vertretungslehrer übernommen werden muss. Beide Fälle werden in der angezeigten Liste berücksichtigt.

Anzeige:
In der angezeigten Liste sind nacheinander
der betreffende Raum,
die letzte Vormittags-Stunde, in welcher der Raum belegt ist,
die Klasse, welche den Raum belegt,
die Lehrkraft, welche in diesem Raum unterrichtet oder Vertretung hält
und ein entsprechender Kommentar aufgeführt.

Schaltknopf nach Freitext:
Die Liste wird in den freien Text übernommen. Im Ausdruck des Vertretungsplans sollte in diesem Fall für den freien Text eine Schriftart mit festem Zeichenabstand verwendet werden. (siehe Druckformatassistent)

Schaltknopf Drucken:
Die Liste kann als Protokoll ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist eigentlich nicht als Aushang vorgesehen, er dient dazu, dass der Vertretungsplaner in Zweifelsfällen die betreffende Lehrkraft in Kenntnis setzt.


Splitt
Vertretungsplan Vertretungen Splitten von Kopplungen

Inhalt                Vertretungen                   Beispiel

Verwendungszweck:
Unterrichtet die zu vertretende Lehrkraft eine Kopplung, die sich über mehrere Klassen erstreckt, so kann es sinnvoll sein, die Vertretungseinheit in die einzelnen Klassen aufzuteilen um für die Teilklassen jeweils getrennt Vertretungen zu suchen. Muss eine weitere Lehrkraft der gleichen Kopplung vertreten werden (erkennbar in der Kopplungsanzeige), so können die Teilklassen auch in anderer Zusammensetzung wieder für geeignete Vertretungen gekoppelt werden.

Aufruf:
Menü Bearbeiten, Menüpunkt Einheit splitten
oder Kontextmenü, Menüpunkt Einheit splitten.
Die Vertretungseinheit, in der sich der Cursor befindet, wird dann in ihre Teilklassen zerlegt. Die dadurch entstehenden zusätzlichen Vertretungseinheiten werden am Ende der Liste angefügt.
Mit Bearbeiten/Einheit wieder zusammenführen oder Kontextmenü/Einheit wieder zusammenführen werden die gesplitteten Vertretungseinheiten wieder zusammengeführt. Das Zusammenführen ist unmöglich, wenn als Vertretung eine Lehrkraft mit Stundenverlegung eingetragen ist.


Kopplungsfenster
Vertretungsplan Vertretungen Kopplungsanzeige

Inhalt                Vertretungen

Verwendungszweck:
Man erkennt, welche Lehrkräfte in welchen Klassen in dieser Kopplung unterrichten. Bei Kleingruppen ist es dann eventuell möglich, die zu vertretenden Teilklassen auf die anderen Lehrkräfte aufzuteilen.
Ebenso erkennt man, ob mehrere Lehrkräfte einer Kopplung vertreten werden müssen. In diesem Fall kann es sich lohnen, die entsprechenden Vertretungseinheiten in ihre Teilklassen aufzuteilen und in anderer Zusammensetzung durch passende Lehrkräfte vertreten zu lassen.

Einschalten/Ausschalten:
Menü Extras, Menüpunkt Einstellungen, Seite Sonstiges oder
Kontextmenü (rechte Maustaste) auf der Seite Vertretungen. Ein Haken vor dem Menüpunkt Kopplungsanzeige bedeutet, dass die Zusammensetzung einer Kopplung rechts oben oder unten eingeblendet wird.
Die Anzeige ist nur sichtbar, wenn die zu vertretende Unterrichtseinheit tatsächlich zu einer Kopplung gehört.

Anzeige:
Nach rechts sind die an der Kopplung beteiligten Klassen, nach unten die beteiligten Lehrkräfte aufgetragen. In jedem Feld steht das unterrichtete Fach sowie in Klammern die Schülerzahl.
Bei vertretenen Lehrkräften sind die Einträge farbig hervorgehoben. Statt des Fachs ist die vertretende Lehrkraft bzw. ---- eingetragen.


Gemeinsame Vertretung
Vertretungsplan Vertretungen Gemeinsame Vertretungslehrkraft

Inhalt                Vertretungen                     Beispiel

Verwendungszweck:
Müssen zur gleichen Zeit mehrere kleinere (Teil-)Klassen vertreten werden, so kann dies eventuell von einer gemeinsamen Lehrkraft bewerkstelligt werden. u.U. unterrichtet die Vertretungslehrkraft ohnehin diese (Teil-)Klassen gemeinsam und kann in dieser Vertretungsstunde den regulären Unterricht durchführen.

Vorgehensweise:
1. Falls nötig, werden die Vertretungseinheiten in ihre Teilklassen gesplittet.
2. Die gemeinsam zu vertretenden Einheiten werden markiert: Kontextmenü (rechte Maustaste)/ Markieren. Sie sind dann farbig hinterlegt.
3. Doppelklick auf das Feld der Vertretungslehrkraft, wodurch sich eine sortierte Liste aller für diese Stunde verfügbaren Lehrkräfte öffnet, aus der eine geeignete ausgewählt wird.
4. Die Markierungen werden wieder aufgehoben: Kontextmenü (rechte Maustaste)/ Alle Markierungen aufheben.


Beispiel zur Verwendung von Splitten und Neukoppeln:

Im Stundenplan demo.bal sind am Montag die Lehrkräfte G und Hf abwesend. Beide würden in der 5. Stunde die Klassen 11ab in Latein bzw. Französisch unterrichten.

Die Vertretungseinheit 11ab der Lehrkraft G wird mit der rechten Maustaste angeklickt. Der Menüpunkt Einheit splitten wird ausgewählt. Die betroffene Klasse ändert sich in 11a, gleichzeitig wird eine neue Vertretungseinheit mit der Klasse 11b und der Lehrkraft G erzeugt.

Analog wird die Vertretungseinheit 11ab der Lehrkraft Hf gesplittet.

Die Vertretungseinheit 11a/G wird mit der rechten Maustaste angeklickt und der Menüpunkt Markieren gewählt. Die Vertretungseinheit ist jetzt farbig hinterlegt. Die Vertretungseinheit 11a/Hf wird auf die gleiche Weise markiert.

In der Vertretungseinheit 11a/G wird auf das Feld Vertretungslehrkraft doppelgeklickt. In der Liste der Vertretungslehrkräfte erscheint Dr. Kuhn (K) an erster Stelle und kann ausgewählt werden. Die Chemiestunde in der gesamten 11a kann von Dienstag 6. Stunde vorverlegt werden.

Nachdem man die Markierungen wieder aufgehoben hat (rechte Maustaste/ Alle Markierungen aufheben), kann auf analoge Weise eine Vertretungslehrkraft für die gesamte 11b ermitteln.


Schuljahr
Vertretungsplan Organisation des Schuljahrs

Inhalt             Organisation der Stundenpläne

Verwendungszweck:
Hiermit können Beginn und Ende des Schuljahrs festgelegt werden. Die Angabe ist zwar nicht notwendig, insbesondere aber in Zusammenhang mit der Angabe der Ferientage sinnvoll. Durch die Festlegung der Ferien vermeidet man, dass Williver Stundenverlegungen von Ferientagen vorschlägt.

Aufruf:
Die Organisation des Schuljahrs kann über den Menüpunkt Datei - Schuljahr/Stundenplanorganisation Registerkarte Schuljahr aufgerufen werden. Dann können nur Schuljahrdauer und Ferien verändert werden. Beim Aufruf über den Menüpunkt Datei - Neues Schuljahr muss zusätzlich die Stundenplandatei angegeben werden. Außerdem können dann alte Daten gelöscht werden.

Schuljahr dauert von, bis:
Hier kann der Zeitraum des Schuljahrs angegeben werden. Die Eingabe muss im Format Tag.Monat.Jahr erfolgen. Wird das Jahr weggelassen, so ist das aktuelle gemeint. Kein Eintrag bedeutet nach vorne bzw. hinten unbegrenzte Dauer. Falls Ferien eingegeben werden sollen, muss zumindest der Start des Schuljahrs festgelegt werden.
Falls die Daten eines neuen Schuljahrs eingegeben werden, wird der Zeitraum des Schuljahres auf die Gültigkeit des Stundenplans übertragen.

Schuljahr beginnt mit Stundenplan:
Der Eintrag kann nur geändert werden, wenn die Daten eines neuen Schuljahres eingegeben werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich dann der Dateidialog. Angegeben wird der Stundenplan, mit dem das Schuljahr beginnt. Sollte sich der Stundenplan im Laufe des Schuljahres ändern, so organisiert man den Übergang mit dem Menüpunkt Datei/Stundenplanwechsel.

Sonderoptionen:
Die beiden folgenden Optionen sind nur sichtbar und wirksam, wenn Daten für ein neues Schuljahr eingegeben werden.
Alte Statistikdaten löschen: Wenn diese Option aktiviert ist, dann werden bei Betätigung von OK alle Statistikdaten (Detaildaten und Monatssummen) bis zum Tag vor dem Beginn des neuen Schuljahres gelöscht.
Alte Stundenpläne aus Planorganisation entfernen: Wenn diese Option aktiviert ist, dann werden bei Betätigung von OK alle bisherigen Stundenplandateien aus der Planorganisation entfernt und die zugehörigen Vertretungsdaten gelöscht, falls sie noch vorhanden sind. Die Stundenplandateien selbst bleiben aber erhalten.

Unt.phaseA, Unt.phaseB, ...:
Im Stundenplan kann festgelegt werden, ob eine Unterrichtseinheit nur in bestimmten Phasen des Schuljahres (z.B. nur gerade Wochen) stattfindet. Die Schaltknöpfe öffnen einen Dialog, in dem die für die jeweilige Unterrichtsphase zuständigen Tage ausgewählt werden.

Ferien:
Die Festlegung der Ferien erhöht den Komfort: Versehentliche Stundenverlegungen von Ferientagen aus sind nicht mehr möglich. Die Schaltknöpfe Vortag und Nächster Tag überspringen die Ferientage.
Für alle Ferien werden erster und letzter Ferientag eingetragen. Die Eingabe muss im Format Tag.Monat.Jahr erfolgen. Wird das Jahr weggelassen, so ist das aktuelle gemeint. Kein Eintrag bedeutet nach vorne bzw. hinten unbegrenzte Dauer, was allenfalls für die letzten Ferien sinnvoll ist. Die Ferien müssen nicht in zeitlicher Reihenfolge eingegeben werden.


Planorganisation
Vertretungsplan Organisation der Stundenpläne

Inhalt           Organisation des Schuljahres

Verwendungszweck:
Mit Williver lassen sich parallel Vertretungspläne zu verschiedenen Stundenplänen erstellen und verwalten. Natürlich kann dabei gleichzeitig nur einer der Stundenpläne aktiviert sein, so dass seine Vertretungspläne bearbeitet werden können. Die Vertretungsinformation der anderen ist aber im Hintergrund vorhanden.
Der vorrangige Verwendungszweck dieser parallelen Verwendung ist der geordnete Übergang von einem Stundenplan, der bis zu einem bestimmten Termin gültig ist, zu einem anderen, dessen Gültigkeit am nachfolgenden Tag beginnt.
Möglich wäre aber auch die Vertretungsplanung verschiedener Schulen unter dem gleichen organisatorischen Dach.

Aufruf:
Die Stundenplanorganisation wird über das Menü Datei Menüpunkt Stundenplanorganisation aufgerufen.

Aufbau des Fensters:
Das Fenster enthält eine von 0 bis 9 nummerierte Liste der verwalteten Stundenpläne.

Stundenplandatei:
Mit einem Doppelklick auf das Feld dieser Spalte öffnet sich der Dateidialog zur Auswahl eines anderen Stundenplans, der dann unter der Nummer dieser Zeile verwaltet wird. Falls bereits Vertretungsinformation unter dieser Nummer vorhanden ist, so wird diese - soweit passend - weiter verwendet.

Von, Bis:
Hier kann der Gültigkeitszeitraum des Stundenplans angegeben werden. Die Eingabe sollte im Format Tag.Monat.Jahr erfolgen. Wird das Jahr weggelassen, so ist das aktuelle gemeint. Kein Eintrag bedeutet nach vorne bzw. hinten unbegrenzte Gültigkeit.

Aktiv:
Ein A in dieser Spalte bedeutet, dass dieser Stundenplan für den angegebenen Zeitraum aktiviert ist und die Vertretungspläne auf der Grundlage dieses Stundenplans erstellt werden.
Kein Eintrag bedeutet, dass gerade keine Vertretungspläne auf Grund dieses Stundenplans erstellt werden, vorhandene Vertretungsinformation aber weiterhin vorhanden bleibt und jederzeit wieder aktiviert werden könnte.
Die Gültigkeitszeiträume aktivierter Stundenpläne dürfen sich natürlich nicht überschneiden. Gegebenenfalls erfolgt eine Warnung. Beim Verlassen des Dialogs muss mindestens ein Stundenplan aktiviert sein.

Menü Entfernen
des markierten Stundenplans: Nach einer Sicherheitsabfrage werden alle Vertretungsinformationen zu dem Stundenplan, in dessen Zeile sich gerade der Zellencursor befindet, gelöscht. Der Stundenplan wird aus der Verwaltung entfernt.
aller Stundenpläne: Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Vertretungsinformationen zu allen Stundenplänen gelöscht. Alle Stundenpläne werden aus der Verwaltung entfernt.

Menü Ende
Der Dialog kann beendet werden mit den Menüpunkten
Stundenplanverwaltung abbrechen : Geänderte Einstellungen mit Ausnahme der Löschungen von Vertretungsinformationen werden nicht wirksam.
Stundenplanverwaltung übernehmen: Die geänderten Einstellungen werden ab sofort wirksam.


Planwechsel
Vertretungsplan Stundenplanwechsel

Inhalt

Verwendungszweck:
Mit diesem Menüpunkt lässt sich der zeitliche Übergang von einem Stundenplan zu einem anderen einfach realisieren. (Näheres siehe auch Stundenplanorganisation)

Bisheriger Stundenplan:
Die gerade aktuelle Stundenplandatei mit ihrem Gültigkeitszeitraum kann hier nicht verändert werden.

Neuer Stundenplan:
Mit einem Doppelklick auf das Feld öffnet sich der Dateidialog zur Auswahl eines anderen Stundenplans, welcher den bisherigen Stundenplan zu einem festen Zeitpunkt ablösen soll.

gültig ab:
Hier wird das Datum eingegeben, ab dem der neue Stundenplan gelten soll. Die Eingabe sollte im Format Tag.Monat.Jahr erfolgen. Wird das Jahr weggelassen, so ist das aktuelle gemeint.

Schaltknopf OK:
Dieser Schalter kann erst betätigt werden, nachdem neuer Stundenplan und Gültigkeitsdatum eingegeben sind. Die Gültigkeitsdauer des bisherigen Stundenplans wird dann auf den Tag vor dem Termin “gültig ab” begrenzt. Der neue Stundenplan erhält dann eine neue Verwaltungsnummer (siehe Stundenplanorganisation). Sein Gültigkeitszeitraum beginnt mit dem eingegebenen Termin. Vertretungspläne, die auf Grund alten Stundenplan bereits erstellt wurden, werden - so weit möglich - für den neuen übernommen.


Wunschliste
Vertretungsplan Wunschliste

Inhalt

Verwendungszweck:
Häufig kommt es vor, dass eine Lehrkraft gerne zusätzliche Stunden in einer bestimmten Klasse übernehmen will. Diese Lehrkraft sollte dann in der Klasse vorrangig zur Vertretung eingeteilt werden.
Ist eine Lehrkraft mit der gewünschten Klasse in der Wunschliste eingetragen, dann wird sie für den Fall einer Vertretungsmöglichkeit im Dialogfenster zur Auswahl der Vertretungslehrkraft vorrangig einsortiert und erhält als Kommentar das Stichwort "Wunsch".

Aufruf:
Das Dialogfenster zur Bearbeitung der Liste der Vertretungswünsche wird mit dem Menüpunkt Extras/Wunschliste aufgerufen

Nr:
Die laufende Nummer kann nicht bearbeitet werden.

Lehrkraft:
Die Eingabe des Kürzels kann per Tastatur vorgenommen werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Eingabedialog zur Auswahl einer Lehrkraft.

Klasse:
Die Eingabe des Kürzels kann per Tastatur vorgenommen werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Eingabedialog zur Auswahl einer Klasse. Ist bereits eine Lehrkraft eingetragen, so erscheinen im Dialogfeld nur die Klassen, in denen die Lehrkraft unterrichtet. Ist nach der Eingabe das Fach eindeutig, so wird es automatisch ergänzt, kann aber anschließend mit direkter Eingabe wieder entfernt werden.

Fach:
Die Angabe des Fachs ist nur dann nötig, wenn erst dadurch die Klasse(-nkopplung) eindeutig festgelegt wird (Beispiel). Die Eingabe des Kürzels kann per Tastatur vorgenommen werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Eingabedialog zur Auswahl eines Fachs. Sind Lehrkraft und/oder Klasse bereits eingetragen, so erscheinen im Dialogfeld nur die dazu passenden Fächer.

Gewicht:
Erlaubt sind Angaben von -20 bis 20. Je größer das Gewicht, desto weiter oben wird die Lehrkraft gegebenenfalls in der Liste möglicher Vertretungslehrkräfte eingeordnet. Die angegebene Zahl ist im Vergleich mit den anderen Gewichten zu sehen. Ein negative Gewicht würde dafür sorgen, dass die Lehrkraft in der Liste weiter unten eingeordnet würde, Vertretungen in dieser Klasse also unerwünscht wären.

Schaltknopf Eintrag löschen
Gelöscht wird der Eintrag in der Wunschliste, in dem sich der Cursor befindet.

Schaltknopf Liste löschen
Die gesamte Wunschliste wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Dies ist sicherlich am Schuljahresende zu empfehlen.


Beispiel zur Notwendigkeit der Fachangabe:

Lehrkraft XY unterrichtet Klasse 6a in Englisch und einen Teil der 6a zusammen mit einem Teil der 6b in kath. Religion. XY will zusätzliche Stunden in Englisch geben. Wird kein Fach angegeben, so könnte Williver eventuell nach Vertretungen für 6ab/Religion suchen.

Beispiel, bei dem kein Fach angegeben werden muss:

Lehrkraft AB unterrichtet die Klassenkopplung 9c/9d in Deutsch und Geschichte und will zusätzliche Stunden in Deutsch geben. Da die Kopplungszusammensetzung in beiden Fächern gleich ist, ist eine Angabe des Fachs nicht nötig.


Email-Versand
Vertretungsplan EMail-Versand

Inhalt

Verwendungszweck:
Jede Lehrkraft kann per EMail über die sie betreffenden Informationen des Vertretungsplans informiert werden. Dies kann entweder individuell oder pauschal für alle erfassten Lehrkräfte vorgenommen werden.

Aufruf 1:
Beim Aufruf über das Menü Extras, Menüpunkt Mailversand öffnet sich ein Dialogfenster, über welches auch die nötigen Grundeinstellungen vorgenommen werden können.

Aufruf 2:
Über das Kontextmenü, Menüpunkt Mailversand, des Vertretungsgitters kann direkt, d. h. ohne das Dialogfenster, eine Nachricht an die betreffende Lehrkraft versandt werden. Dies setzt aber voraus, dass die Email-Adresse der betreffenden Lehrkraft erfasst ist. Falls der Versand fehlschlägt wird auch in diesem Fall das Dialogfenster geöffnet.

Aubau des Dialogfensters:
Das Dialogfenster ist in vier Register unterteilt:

Verbindungsdaten

Nachricht

EMail-Adressen

Textbausteine


Email-Versand1
Vertretungsplan EMail-Versand Verbindungsdaten

EMail-Versand

Die hier eingegebenen Verbindungsdaten werden auch beim direkten EMail-Versand (ohne das Dialogfenster) verwendet. Die Daten werden in der Einstellungs-Datei vertret0.ini gespeichert.

Mail-Ausgangs-Server:
SMTP-Server des EMail-Providers.

Benutzername:
Der vom EMail-Provider bereitgestellte Benutzername, häufig die EMail-Adresse.

Passwort:
SMTP-Server des Email-Providers. Beim Speichern in der Datei vertret0.ini wird das Passwort verschlüsselt.


Email-Versand2
Vertretungsplan EMail-Versand Nachricht

EMail-Versand

Alle Einträge auf der Seite Nachricht werden zuächst automatisch erzeugt, beispeilsweise über den Menüpunkt Nachricht - Nachricht an aktuelle Lehrkraft. Der Text besteht aus einem Starttext, der eigentlichen Information und einem Endtext. Die Standardformulierungen können auf der Registerseite Textbausteine angepasst werden.

Anschließend können die Adresse, der Betreff und der Text der Nachricht weiter bearbeitet werden.

Mit dem Schalter Absenden wird die Nachricht abgeschickt. Im Falle des Misserfolgs erfolgt ein entsprechender Hinweis. Der Betreff wird in der Einstellungs-Datei vertret0.ini gespeichert und bei den folgenden Nachrichten wieder verwendet.


Email-Versand3
Vertretungsplan EMail-Versand EMail-Adressen

EMail-Versand

Im Gitter sind alle Lehrkräfte mit Kürzel und Name aufgelistet. In der 3. Spalte wird die EMail-Adresse der jeweiligen Lehrkraft eingetragen. Bleibt dieses Feld leer, dann wird für die betreffende Lehrkraft in keinem Fall eine Nachricht erzeugt.

Über den Menüpunkt Nachricht - Nachricht an aktuelle Lehrkraft wird eine Nachricht mit den Informationen des aktuellen Vertretungsplans für die betreffende Lehrkraft erzeugt. Das Programm wechselt anschließend automatisch auf die Registerseite Nachricht.

Der Menüpunkt Nachricht - Alle Lehrkräfte informieren versendet an alle Lehrkräfte, deren Adresse erfasst ist und die im aktuellen Tagesvertretungsplan vorkommen, die sie betreffende Nachrichten ohne diese jeweils anzuzeigen.


Email-Versand4
Vertretungsplan EMail-Versand Textbausteine

EMail-Versand

Der jeweilige Nachrichtentext ist aus Starttext, Vertretungsinformation und Endtext aufgebaut. Diese Textbausteine können hier bearbeitet werden. Die Bausteine enthalten einserseits reinen Text, benötigen aber andererseits Information aus dem Vertretungsplan.

Die Informationsfelder sind durch { } eingeschlossen und sollten nicht direkt bearbeitet werden. Neue Informations- und Bedingungsfelder werden über die beiden Schalter rechts neben dem jewiligen Eingabefeld eingefügt. Dies verläuft analog zur Bearbeitung der Felder in Druckformaten.

Damit „normale“ Vertretungen, Aufsichtenvertretungen und Vertretung von Sonderstunden unterschiedlich dargestellt werden können, sind für diese drei Fälle verschiedene Textbausteine vorgesehen.

Alle Textbausteine werden beim Schließen des Dialogs in der Einstellungs-Datei vertret0.ini gespeichert und werden auch beim direkten EMail-Versand ohne Umweg über das Dialogfenster verwendet.

Starttext:
Die einleitende erste Zeile der Nachricht wird in der Regel das Datem des Vertretungsplans enthalten.

Endtext:
Gruß, Hinweis auf den Unterzeichner.

Vertretungszeile:
Darstellung einer Vertretung von „normalen“ Unterricht.

Aufsicht:
Darstellung einer Vertretung einer Aufsicht (Pausenaufsicht).

Sonderstunde:
Darstellung einer Vertretung einer Sonderstunde (, falls dies überhaupt vorgesehen ist).


Infofeld
Drucken Druckformate Infofeld

Im einem Infofeld ist codiert, welche Stundenplaninformation ausgedruckt werden soll.

Einfügen eines Infofeldes: Schaltknopf

Es öffnet sich das Infofeldfenster. Klicken Sie die gewünschte Stundenplaninformation in der Auswahlbox an. Falls die Information noch genauer bestimmt werden muss, zeigt die Auswahlbox jetzt weitere Details, andernfalls verschwindet die Auswahlbox. Wenn die richtige Stundenplaninformation ausgewählt worden ist, Drücken Sie OK, ansonsten Abbruch.

Das Infofeld wird im Editierfenster durch {...} dargestellt. Verändern Sie nicht den Text zwischen diesen Klammern. Das Infofeld würde dann ungültig.


Bedingung
Drucken Druckformate Bedingung

Mit Hilfe eines Bedingungsfeldes kann ein Ausdruck vom Eintreten bestimmter Voraussetzzungen abhängig gemacht werden.

Einfügen einer Bedingung: Schaltknopf

Es öffnet sich das Bedingungsfenster. Klicken Sie die gewünschte Bedingungsinformation in der Auswahlbox an. Falls die Information noch genauer bestimmt werden muss, zeigt die Auswahlbox jetzt weitere Details, andernfalls verschwindet die Auswahlbox und es erscheinen zwei Editierfenster, in denen der Ausgabetext bei erfüllter Bedingung bzw. nicht erfüllter Bedingung eingegben werden kann. Mit Hilfe der Schaltknöpfe lassen sich weitere Bedingungen und Infofelder einfügen. Wenn die Bedingung richtig vollendet ist, Drücken Sie OK, ansonsten Abbruch.

Die Bedingung wird im Editierfenster durch {...} dargestellt. Verändern Sie nicht den Text zwischen diesen Klammern. Die Bedingung würde dann ungültig.


Druckformatstruktur
Drucken Druckformat Struktur eines Druckformats

Druckformatdetailfenster

Jedes Druckformat ist hierarchisch aus einzelnen Elementen aufgebaut. Jedes Element ist einem anderen untergeordnet, an der Spitze der Hierarchie steht das Dokument. Die Hierarchie ist in der Grobübersicht erkennbar.

Elementarten:
Außer dem Dokument gibt es folgende Arten von Elementen:

Seite: Dient zur Abgrenzung eines bestimmten Bereichs. Dieser Bereich muss keine ganze Druckseite umfassen, er könnte auch nur einen halbseitigen Stundenplan oder eine Überschrift eingrenzen.

Sortierung: Erzeugt eine Folge gleichartiger Bereiche, die nach einem Merkmal sortiert sind. Typisches Beispiel ist eine Folge von Stundenplänen.

Listenkopf: Erzeugt eine eindimensionale Liste (z.B. Klassenliste, Lehrerliste). Dem Listenkopf ist ein Zeilenkopf untergeordnet, in dem angegeben ist, nach welchem Merkmal die Liste sortiert ist. Dieser Zeilenkopf bildet die erste Spalte. Für jede weitere Spalte der Liste muss dem Listenkopf ein Spaltenkopf untergeordnet werden. Der Listenkopf enthält auch Informationen über die Maße und den Inhalt des linken oberen Feldes der Liste.

Tabellenkopf: Erzeugt eine zweidimensionale Tabelle (z.B. Stundenplan). Dem Tabellenkopf ist ein Zeilenkopf, ein Spaltenkopf und ein Tabellenfeld untergeordnet. Im Zeilenkopf ist angegeben, nach welchem Merkmal die Tabelle vertikal sortiert ist, im Spaltenkopf ist angegeben, nach welchem Merkmal die Tabelle horizontal sortiert ist. Der Tabellenkopf enthält auch Informationen über die Maße und den Inhalt des linken oberen feldes der Tabelle.

Spaltenkopf: Ist einer Liste oder Tabelle untergeordnet. Eine Tabelle enthält genau einen Spaltenkopf, eine Liste auch mehrere. Der Spaltenkopf enthält Informationen über die Spaltenbreite der Tabelle bzw. Liste und die Beschriftung des oberen Kopffeldes.

Zeilenkopf: Ist einer Liste oder Tabelle untergeordnet. Jede Tabelle und Liste enthält genau einen Zeilenkopf. Der Zeilenkopf enthält Informationen über die Zeilenhöhe der Tabelle bzw. Liste und die Beschriftung des linken Kopffeldes.

Tabellenfeld: Ein Tabellenfeld ist entweder direkt einem Tabellenkopf untergeordnet oder dem Spaltenkopf einer Liste. Das Tabellenfeld enthält Informationen darüber, was in der Tabelle bzw. Listenspalte ausgegeben wird.

Textfeld: Ein Textfeld kann jedem anderen Element untergeordnet sein und enthält vor allem Information darüber, was ausgegeben werden soll.

Filter: Es gibt zwei Arten von Filtern:

a) Mit einem Filter kann man die Ausgabe von Information auf gezielte Teile beschränken (z.B. den Druck von Stundenplänen auf bestimmte Klassen beschränken). Er sollte weit oben in der Hierarchie stehen, da sich die Beschränkung auf die Elemente bezieht, die ihm direkt oder indirekt untergeordnet sind.

b) Wird ein Filter einem Zeilenkopf oder einem Spaltenkopf einer Tabelle untergeordnet, so lässt sich vor den ausgefilterten Stellen eine Extra-Trennlinie oder ein zusätzlicher Zwischenraum einfügen. Einem solchen Filter sollten keine weiteren Elemente untergeordnet sein.


Aktionen im Druckformatdetails-Fenster:

Navigation im Fenster

Bearbeitung der Hierarchie der Elemente

Bearbeitung der Details:

Maße und Position

Text/Filter

Rahmen

Parameter


Druckformatdetails
Drucken Druckformatdetails

Zweck      Aufruf          Aufbau des Fensters       Aktionen       Struktur eines Druckformats

Zweck:
Mit Hilfe der detaillierten Druckformatbearbeitung können auch Druckformate erstellt und verändert werden, die über das Standardprogramm des Druckformatassistenten hinausgehen.

Aufruf:
Menü Extras, Menüpunkt Druckformatdetails

Aufbau des Fensters:

Grobübersicht im linken Drittel:
In der Grobübersicht ist die Hierarchie der Druckformatelemente erkennbar: Jedes Element ist durch ein Rechteck dargestellt, das in seinem übergeordneten enthalten ist. Das gerade aktuelle Element ist grau unterlegt und mit einem roten Rand umgeben. Mit Hilfe der Navigationstasten über der Grobübersicht lässt sich das übergeordnete, das vorhergehende, das nächste oder das erste untergeordnete Element ansprechen sowie die Darstellung vergrößern oder verkleinern. In der Darstellung werden für jedes Element allerdings Mindestabstände und Mindestabmessungen verwendet, so dass die Darstellung nur sehr grob dem späteren Ausdruck entspricht.

Register zur Bearbeitung der Details:
Die Details des aktuellen Druckformatelements sind auf die 4 Registerblätter Maße und Position, Text/Filter, Rahmen und Parameter verteilt. Über dem Register steht die Art und die Nummer des aktuellen Elements.


Drucken Druckformat Auswahl eines Druckformatelements

Druckformatdetailfenster

Anklicken mit der linken Maustaste in der Grobübersicht.

Navigationsschalter: Mit den Schaltknöpfen [image] lässt sich das übergeordnete, das vorhergehende, das nächste oder das erste untergeordnete Element anwählen.


Drucken Druckformat Veränderung der Hierarchie der Elemente

Druckformatdetailfenster

Über das Menü Element kann man Druckformatelemente

Ausschneiden: Das aktuelle Element wird mit allen untergeordneten Elementen aus dem Druckformat entfernt und in die Zwischenablage kopiert.

Kopieren: Das aktuelle Element wird mit allen untergeordneten Elementen in die Zwischenablage kopiert.

Davor einfügen: Das in die Zwischenablage kopierte Element wird vor dem aktuellen eingefügt.

Einfügen: Das in die Zwischenablage kopierte Element wird dem aktuellen Element untergeordnet eingefügt.

Danach einfügen: Das in die Zwischenablage kopierte Element wird nach dem aktuellen eingefügt.

Neues Element: In einem Auswahlfenster kann man sich die Art des neuen Elements wählen, das vor, nach oder unter dem aktuellen Element eingefügt wird. Zur Auswahl stehen dabei nicht undbedingt alle Elementarten sondern nur die an die aktuelle Stelle passenden.


Detailbearbeitung
Drucken Druckformatdetails Bearbeitung der Details

Maße und Position   Text/Filter   Rahmen   Parameter

Druckformatdetailfenster

Allgemein: Nicht alle Elementarten haben alle der folgenden Eigenschaften. Nur die Eigenschaften, die für eine Elementart eine Rolle spielen, werden angezeigt und können verändert werden.

Maße und Position:

x-Ausrichtung, y-Ausrichtung: Öffnet man die Auswahl, so kann man sich zwischen links(oben)bündig, zentriert oder rechts(unten)bündig entscheiden. Die Angabe bezieht sich i.a. auf die Ausgabe des über Inhalt festgelegten Textes innerhalb des Rechtecks, welches durch die übrigen Maße festgelegt ist. Ist das Element eine Seite, so bezieht sich die Angabe auf die Position der Seite innerhalb des übergeordneten Elements.

x-Position, y-Position: Die Position kann sich auf den linken, rechten (bzw. oberen, unteren) Rand des übergeordneten Elements beziehen oder auf rechte (untere) Ende des fertiggestellten Vorgängerelements. Dies kann nach Öffnen der Auswahl festgelegt werden. Die Maßzahl selbst wird durch Eingabe eines neuen Maßes oder schrittweise durch Anklicken der Pfeiltasten [image] verändert. Die Position ist durch das übergeordnete Element eingegrenzt, es sei denn, der Schalter Begrenzung missachten ist aktiviert.

Minimalbreite, Minimalhöhe, Maximalbreite, Maximalhöhe: Die Maße des aktuellen Elements können durch Eingabe einer neuen Maßzahl oder durch Anklicken der Pfeiltasten [image] verändert werden. Die Maße sind durch das übergeordnete Element eingegrenzt, es sei denn, der Schalter Begrenzung missachten ist aktiviert. Für einige Elementarten kann kein Spielraum in Breite und Höhe verwendet werden. Die Veränderung der Maximalmaße ist dann nicht möglich. Für Zeilen- und Spaltenfilter ist nur die alleinige Veränderung der Höhe bzw. der Breite möglich.

Abstand rechts, Abstand unten: Diese Abstände werden nicht berücksichtigt, wenn das Ende der Druckseite erreicht ist. Folgt dem Element aber auf der gleichen Druckseite ein weiteres, so wird der Abstand eingehalten. Die Abstände können durch Eingabe einer neuen Maßzahl oder durch Anklicken der Pfeiltasten [image] verändert werden.

Text/Filter:

Inhalt: Im Inhalt wird festgelegt, was wie ausgedruckt werden soll. Der Inhalt kann bestehen aus

festgelegtem Text: über Tastatur eingebbar, der Text erscheint wörtlich im Ausdruck, er darf keine geschweiften Klammern { }enthalten.

Infofeldern,

Bedingungen.

Infofelder und Bedingungen sind im Editierfeld durch {...} erkennbar. Sie sollten den Text zwischen den Klammern nicht ändern, da sonst das Infofeld bzw. die Bedingung ungültig wird.

Mit den Schaltknöpfen [image] und [image] neben Editierfeld kann man  Infofelder und Bedingungen einfügen

Schriftart: Der Text ‘Schriftart’ gibt die für das aktuelle Druckformatelement eingestellte Schrifttype, -größe und Farbe wieder. Mit einem Doppelklick auf ‘Schriftart’ oder über das Menü Ändern, Menüpunkt Schrift kann die Schrift des aktuellen Elements geändert werden.

Filter: Im Editierfeld sind die ausgewählten Komponenten des eingestellten Filters angezeigt. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich das Auswahlfenster zur Bearbeitung des Filters.

Filterart, sortiert nach: Durch einen Klick öffnet sich die Auswahl. Der Filter bzw. Das Merkmal für eine Sortierung kann dann durch Anklicken ausgewählt werden.

Spezialfilter: Für einige Zeilen-/Spaltenfilter sind besondere Filter möglich, so dass Trennlinien an gezielten sinnvollen Stellen eingefügt werden können:
Klassenstufe: Ausgewählt sind (bei Klassensortierung) die Klassen, bei denen die Klassenstufe wechselt.
Pausen: Ausgewählt sind die Stunden, vor denen eine Pause eingetragen ist.
Mittagspause: Ausgewählt sind die Stunden, bei denen ein Wechsel Vormittag-Mittagspause-Nachmittag stattfindet.
Tag: Ausgewählt sind die Stunden, die an einem anderen Wochentag als die Vorstunde liegen.
Ist ein Spezialfilter aktiviert, so kann der Filter selbst nicht weiter bearbeitet werden.

Rahmen:
Die Begrenzungslinien des aktuellen Elements werden einzeln dargestellt. Bei den Elementarten Zeilenkopf und Spaltenkopf beziehen sich die Angaben auf die Trennlimien zwischen den Zeilen bzw. Spalten der Tabelle oder Liste. Bei den Elementarten Listenkopf und Tabellenkopf beziehen sich die Angaben auf die Umrahmung der gesamten Liste bzw. Tabelle, sowie auf die Trennlinie zwischen der oberen Randzeile und der linken Randspalte. Mit einem Doppelklick auf eines der dargestellten Linienelemente öffnet sich ein Fenster zur Änderung von Linienbreite, Linienfarbe und Linienart.

Parameter:

Wiederholung falls zu klein: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird die Ausgabe des aktuellen Elements wiederholt, falls noch nicht alle untergeordneten Elemente ausgegeben werden konnten.
Typisches Beispiel: Einer ‘Seite’ wird eine ‘Tabelle’ untergeordnet, die nicht auf eine Seite passt. Die Ausgabe der ‘Seite’ soll wiederholt werden, bis die untergeordnete ‘Tabelle’ vollständig ausgegeben ist.

Wiederholung falls Mutter: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird die Ausgabe des aktuellen Elements wiederholt, falls das übergeordnete wiederholt wird.
Typisches Beispiel: Eine Seitenüberschrift soll auf jeder Seite wiederholt werden.

Fortsetzung falls Mutter: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird die Ausgabe des aktuellen Elements fortgesetzt, wenn das übergeordnete wiederholt wird.

Nur, falls vollständig: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird das aktuelle Element nur dann ausgegeben, wenn es auf dieser Druckseite noch vollständig in das übergeordnete hineinpasst.

Unterdrücken, falls unnötig: Ist dieser Schalter bei den Elementarten Spaltenkopf und Zeilenkopf aktiviert, so werden Spalten bzw. Zeilen einer Tabelle oder Liste nicht ausgegeben, wenn sie keinen Eintrag enthalten. Bei den Elementarten Listenkopf und Tabellenkopf unterbleibt dann sogar die Ausgabe der gesamten Liste bzw. Tabelle, wenn sie keinen Eintrag enthält.

Begrenzung missachten: Mit diesem Schalter wird ermöglicht, dass das aktuelle Element auch die Grenzen des übergeordneten Elements überschreiten kann. Die Positionsangaben des aktuellen Elements können dann z.B. negativ werden, die Maße sind nicht durch das übergeordnete Element begrenzt. Dies ist z.B. sinnvoll für die Ausgabe von Pausenaufsichten.

Textgröße bei Bedarf verringern: Falls der auszugebende Text nicht in das vorgegebene Begrenzungs-Rechteck passt wird die Schriftgröße verringert, wenn die ausgewählte Schriftart dies zulässt.

Nur, falls Vorgänger fertig: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird das aktuelle Element nur ausgegeben, wenn die Ausgabe aller Vorgänger abgeschlossen ist. Typisches Beispiel: Unterschrift unter einer mehrseitigen Liste soll nur am Ende der letzten Seite erscheinen, auch wenn eventuell auf den vorhergehenden Seiten genügend restlicher Platz gewesen wäre.

Mehrspaltig, falls möglich: Ist dieser Schalter aktiviert, so wird eine Liste oder Tabelle in mehreren Spalten nebeneinander gedruckt, falls die Gesamtbreite der Liste/Tabelle klein genug ist. Typische Beispiele sind Lehrerlisten, die nur den Namen enthalten oder die Liste der abwesenden Klassen im Vertretungsplan.

Breite anpassen / Höhe anpassen: Ist dieser Schalter aktiviert und sind mehrere Einträge in einem Tabellenfeld erforderlich, so werden bei Bedarf die Maße der einzelnen Einträge soweit verkleinert, dass alle Einträge in den durch Zeilenhöhe und Spaltenbreite vorgegebenen Bereich passen.


Drucken

Inhalt

Die Ausgabe des Vertretungsplans auf einen Drucker oder ein anderes Medium ist auf vielfältige Weise beeinflussbar. Deshalb gibt es einen Hauptmenüpunkt Drucken, in welchem alle Vorgänge, die mit der Ausgabe des Vertretungsplanszusammenhängen, zusammengefasst sind. Häufig wiederkehrende Funktionen können zusätzlich durch Schaltknöpfe aufgerufen werden.

Allgemeines:
Jede Ausgabe wird gesteuert über ein Druckformat. Mehrere Druckformatdateien befinden sich nach der Installation im WILLI-Verzeichnis.
Falls die vorhandenen Standarddruckformate nicht ausreichen oder verändert werden sollen, können sie mit dem Druckformatassistenten oder der detaillierte Druckformatbearbeitung weiterverarbeitet werden.

Das Menü Drucken:
Vorschau
Drucker
Druckausgabe in Datei
FTP-Ausgabe
Nur Nachträge
Nachträge hervorheben
Druckformatassistent
Druckformatdetails
Druckmenü-Anpassung
Drucker einrichten


Druckformatdatei

Jede Druckformatdatei ist am Suffix .ft erkennbar. Den Verwendungszweck der in der Willi-Installation enthaltenen Druckformate entnimmt man der Datei Druckformate.rtf. Die für den Vertretungsplan verwendeten Druckformate beginnen in der Regel mit vert (z.B. vert_st.ft).


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Mit der Druckvorschau lässt sich das Aussehen des Papierausdrucks auf dem Bildschirm kontrollieren. Unter dem Menüpunkt Drucken/Vorschau sind die voreingestellten Ausgabeformate als Untermenüpunkte aufgeführt. Erst nach Auswahl eines dieser Menüpunkte erscheint die Vorschau. Der Untermenüpunkt Weitere... ermöglicht die Auswahl eines beliebigen anderen Druckformats. Der Wortlaut der Menüpunkte und die damit verbundenen Druckformate lassen sich mit Drucken/Druckmenü-Anpassung bearbeiten.

Die ersten drei Menüpunkte des Vorschau-Untermenüs sind auch über die [image] -Schaltknöpfe aufrufbar.


DruckDrucken
Drucken auf Drucker

Drucken Übersicht

Die Druckausgabe erfolgt auf dem Standarddrucker bzw. dem unter Drucken/Drucker einrichten ausgewählten Drucker. Unter dem Menüpunkt Drucken/Drucker sind die voreingestellten Ausgabeformate als Untermenüpunkte aufgeführt. Erst nach Auswahl eines dieser Menüpunkte wird gedruckt. Der Untermenüpunkt Weitere... ermöglicht die Auswahl eines beliebigen anderen Druckformats. Der Wortlaut der Menüpunkte und die damit verbundenen Druckformate lassen sich mit Drucken/Druckmenü-Anpassung bearbeiten.

Die ersten drei Menüpunkte des Vorschau-Untermenüs sind auch über die [image] -Schaltknöpfe aufrufbar.


DruckDatei
Drucken Ausgabe in Datei

Drucken Übersicht

Hiermit erfolgt die Ausgabe des Vertretungsplans in eine Text- oder Hypertextdatei. Diese können gegebenenfalls durch weitere Programme verarbeitet werden.

Unter dem Menüpunkt Drucken/Drucken in Datei sind die voreingestellten Ausgabeformate als Untermenüpunkte aufgeführt. Nach Auswahl eines dieser Menüpunkte öffnet sich der Dialog zur Eingabe des Dateinamens. Als Dateityp kann dabei zwischen Textdatei (*.txt) und HTML-Datei (*.html) gewählt werden. In beiden Fällen gehen die meisten Formatierungsmerkmale (Schrifttype, Fettdruck, Rahmenlinien, ...) verloren. Beim Erzeugen einer HTML-Datei werden geeignete HTML-Tags eingefügt. Eine im gleichen Ordner befindliche Cascading-Stylesheet-Datei willi.css wird gegebenenfalls in die HTML-Datei eingebunden. Mit ihr kann die Ausgabe zusätzlich gestaltet werden. Ein Beispiel einer willi.css liegt der Standardinstallation bei

Der Untermenüpunkt Weitere... ermöglicht die Auswahl eines beliebigen anderen Druckformats. Der Wortlaut der Menüpunkte und die damit verbundenen Druckformate lassen sich mit Drucken/Druckmenü-Anpassung bearbeiten.


DruckNachtrag1
Drucken Nur Nachträge

Drucken Übersicht

Durch Auswahl dieses Menüpunkts wird die Nur-Nachtrag-Option aktiviert (Häkchen) bzw. deaktiviert (kein Häkchen). Ist sie aktiviert, dann bedeutet das, dass in den folgenden Ausgaben (auf Drucker, Vorschau oder Datei) nur diejenigen Einträge berücksichtigt werden, bei denen in der Spalte Neu der Eintrag n steht. Bei sinnvoller Verwendung dieses Merkmals sollte dieses n in den Einträgen stehen, die seit dem letzten Ausdruck geändert wurden. Siehe dazu auch Nachtrag zurücksetzenbzw. Spalte Neu unter Abwesende und Vertretungen


DruckNachtrag2
Drucken Nachträge hervorheben

Drucken Übersicht

Durch Auswahl dieses Menüpunkts wird die Nachtraghervorhebungs-Option aktiviert (Häkchen) bzw. deaktiviert (kein Häkchen). Ist sie aktiviert, dann bedeutet das, dass in den folgenden Ausgaben (auf Drucker, Vorschau oder Datei) diejenigen Einträge farbig oder durch Fettdruck hervorgehoben werden, bei denen in der Spalte Neu der Eintrag n steht. Die Art der Hervorhebung wird unter Extras/Einstellungen im Registerblatt Drucken angegeben. Bei sinnvoller Verwendung dieses Merkmals sollte dieses n in den Einträgen stehen, die seit dem letzten Ausdruck geändert wurden. Siehe dazu auch Nachtrag zurücksetzenbzw. Spalte Neu unter Abwesende und Vertretungen.

Die Hervorhebung der Nachträge ist auch über den [image] -Schaltknopf ein- und ausschaltbar.


Druckformat-Aufbau
Drucken Druckformatassistent Aufbau eines Druckformats

Drucken Übersicht                Druckformatassistent

Ein Druckformat für den Vertretungsplan besteht aus mehreren Sektionen (Abschnitten).
(In den Druckformatdetails weden die Sektionen als ‘Seiten’ repräsentiert.)

Jede Sektion wiederum besteht aus

Überschrift: Fester Text, kann auch entfallen.

Liste: Wie in den obigen Sektionsarten angegben.

Fußtext: Fester Text, kann auch entfallen.

Die Sektionsart Kopf enthält nur die Überschrift.


Sektionen
Drucken Druckformatassistent Sektionsarten

Druckformatassistent

Folgende Sektionsarten sind vorgesehen:

Kopf:
Fester Text (z.B. Überschrift des Vertretungsplans etc.)

Abwesende Klassen:
Liste der Klassen, die unter Abwesende eingetragen sind. (Reihenfolge wie in den Stundenplan-Grunddaten).

Abwesende Lehrkräfte:
Liste der Lehrkräfte, die unter Abwesende eingetragen sind. (Reihenfolge wie in den Stundenplan-Grunddaten).

Gesperrte Räume:
Liste der Räume, die unter Abwesende eingetragen sind. (Reihenfolge wie in den Stundenplan-Grunddaten).

Vertretungen (Stunde): Liste aller Unterrichts-Vertretungen nach Stunden sortiert.

Aufsichten: Liste aller Aufsichts-Vertretungen nach Aufsichtorten sortiert.

Gesamte Schule:
Liste aller Einträge (in Abwesende), welche die ganze Schule betreffen.

Freier Text:
Text, der auf der Seite Freier Text eingegeben wurde.

Jede Sektion wiederum besteht aus

Überschrift: Fester Text, kann auch entfallen.

Liste: Wie in den obigen Sektionsarten angegben.

Fußtext: Fester Text, kann auch entfallen.

Die Sektionsart Kopf enthält nur die Überschrift.


Druckformatassistent
Drucken Druckformatassistent

Drucken Übersicht              siehe auch Bearbeitung des Druckformats

Aufruf:
Menü Drucken, Menüpunkt Druckformatassistent

Verwendung:
Mit dem Druckformatassistenten können Sie für alle Standardsituationen eigene Druckformate selbst erstellen oder vorhandene Druckformate abändern. Nur für Spezialfälle müssen Sie auf Druckformatdetails zurückgreifen.

Aufbau des Dialogfensters:

Grobübersicht des späteren Ausdrucks (links): Gezeigt werden nur die Ränder der einzelnen Sektionen und ihrer Komponenten. Die aktuelle Sektion ist rot umrahmt.

Register (rechts): Im oberen Register sind alle Sektionen des Druckformats aufgeführt. Darunter findet sich das Register für die verschiedenen Details der aktuellen Sektion.

Erstellung eines neuen Druckformat:
Menü Datei, Menüpunkt Neues Druckformat. Das neue Druckformat enthält noch keine Sektion (siehe Aufbau eines Druckformats). Diese müssen anschließend eingefügt und bearbeitet werden.

Abänderung eines vorhandenen Druckformats:
Menü Datei, Menüpunkt Druckformat öffnen. Nach der Bearbeitung muss das Druckformat wieder gespeichert werden.

Speichern des erstellten Druckformats:
Menü Datei, Menüpunkt Speichern unter.

Vorschau: Menü Vorschau. Ein hinreichend fertiggestelltes Druckformat kann in der Druckvorschau überprüft werden. So ist erkennbar, ob der Ausdruck den Erfordernissen entspricht und welche Veränderungen noch notwendig sind. Die Vorschau zeigt den aktuellen Vertretungsplan an.

Seite einrichten: Menü Datei, Menüpunkt Seite einrichten. Verändern Sie die Seitenränder mit Hilfe der Editierfelder oder der Pfeiltasten. Die Seitenmaße können hier nicht verändert werden.

Einfügen weiterer Sektionen:
Menü Sektion, Menüpunkt Danach anhängen oder Davor einfügen. Im sich öffnenden Untermenü wählt man die gewünschte Sektionsart aus. Die neue Sektion wird nach bzw. vor der aktuell dargestellten einfügt.

Löschen einer Sektion:
Menü Sektion, Menüpunkt Löschen. Die aktuelle Sektion wird aus dem Druckformat entfernt.


Druckformatbearbeitung
Drucken Duckformatassistent Bearbeitung des Druckformats

Druckformatassistent

Einfügen weiterer Sektionen:
Menü Sektion, Menüpunkt Danach anhängen oder Davor einfügen. Im sich öffnenden Untermenü wählt man die gewünschte Sektionsart aus. Die neue Sektion wird nach bzw. vor der aktuell dargestellten einfügt.

Löschen einer Sektion:
Menü Sektion, Menüpunkt Löschen. Die aktuelle Sektion wird aus dem Druckformat entfernt.

Auswahl einer Sektion zur Bearbeitung:
Auswahl der entsprechenden Registerkarte im oberen Register oder Doppelklick auf die Sektion in der Grobübersicht. Ein einfacher Klick in der Grobübersicht zeigt, um welche Sektion es sich handelt.
Die aktuelle Sektion ist in der Grobübersicht rot umrahmt.

Die Komponenten der aktuellen Sektion und ihre Details sind auf die 5 Registerblättern

Allgemeine Parameter

Sektionsüberschrift

Liste

Sektionsfuß

Rahmen

verteilt. Durch Anklicken des entsprechenden Registers wird es eingeblendet.


Drucken Duckformatassistent Registerblatt: Allgemeine Parameter

Druckformatassistent              Bearbeitung eines Druckformats

Die Optionen können durch Anklicken aktiviert/deaktiviert werden. Die Maße kann man entweder überschreiben oder schrittweise mit den Pfeilschaltknöpfen verändern.

mit Sektionsüberschrift:
Aktiviert: Die Sektion hat eine Überschrift. Diese kann auf der Registerseite Sektionsüberschrift bearbeitet werden.
Deaktiviert: Die Sektion hat keine Überschrift.

mit Fußtext:
Aktiviert: Die Sektion hat unterhalb der Liste einen Fußtext. Dieser kann auf der Registerseite Sektionsfuß bearbeitet werden.
Deaktiviert: Die Sektion hat keinen Fußtext.

nur schreiben, falls Liste nicht leer:
Aktiviert: Enthält die Liste keinen Eintrag (z.B. keine Klasse abwesend, also Liste der abwesenden Klassen leer), so werden auch Kopf- und Fußtext nicht ausgegeben.
Deaktiviert: Kopf- und Fußtext der Sektion werden auch dann ausgegeben, wenn die Liste selbst keinen Eintrag enthält.

mehrspaltige Liste, falls möglich:
Aktiviert: Die Liste wird in mehreren Spalten nebeneinander gedruckt, falls die Gesamtbreite der Liste klein genug ist. Sinnvoll ist das z.B. bei abwesenden Klassen/Lehrkräften/Räumen.

Abstand oben:
Abstand zum oberen Seitenrand (siehe Seite einrichten) oder zur vorhergehenden Sektion.

Abstand unten:
Abstand zur folgenden Sektion, wird am Seitenende ignoriert.

Einrücken von links:
Abstand zum linken Seitenrand (siehe Seite einrichten).


Drucken Duckformatassistent Registerblatt: Sektionsüberschrift

Druckformatassistent                 Bearbeitung eines Druckformats

Auf dieser Seite werden Position, Abmessungen und Inhalt der Sektionsüberschrift festgelegt. Die Seite ist leer, wenn in den allgemeinen Parametern die Option mit Sektionsüberschrift deaktiviert wurde. Die Maße kann man entweder überschreiben oder schrittweise mit den Pfeilschaltknöpfen verändern.

Abstand von oben:
Abstand vom oberen Rand der Sektion. (siehe auch Allgemeine Parameter: Abstand oben)

Abstand von links:
Abstand vom linken Rand der Sektion. (siehe auch Allgemeine Parameter: Einrücken von links)

Höhe:
Höhe des Überschrift-Textfelds.

Inhalt:
Die Sektionsüberschrift kann außer reinem Text auch Systeminformationen wie Schulname oder Datum enthalten. Siehe auch Bearbeitung eines Textfelds


Drucken Duckformatassistent Registerblatt: Liste

Druckformatassistent              Bearbeitung eines Druckformats

Auf dieser Seite werden alle Abmessungen und Inhalte der Liste der aktuellen Sektion festgelegt. Enthält die Sektion keine Liste (Sektionsart Kopf), so ist diese Seite leer.
Die Liste selbst enthält in der obersten Zeile die Spaltenköpfe und außerdem mindestens eine Spalte.
Die Maße kann man entweder überschreiben oder schrittweise mit den Pfeilschaltknöpfen verändern.

Abstand von der Überschrift:
Abstand vom unrteren Ende der Sektionsübeschrift (bzw. vom oberen Rand der Sektion, falls die Überschrift ausgeblendet wurde).

Abstand von links:
Abstand vom linken Rand der Sektion. (siehe auch Allgemeine Parameter: Einrücken von links)

Höhe der Spaltenköpfe:
Höhe der Kopfzeile der Liste.

Höhe der Listeneinträge:
Höhe der weiteren Zeilen der Liste.

Breite der n. Spalte:
Breite der ausgewählten Spalte der Liste. Die Breite der verschiedenen Spalten der Liste kann natürlich verschieden sein, da sie ja auch verschiedene Information enthalten. Die Höhe der Zeilen ist dagegen einheitlich.

Auswahl der vorhergehenden/nächsten Spalte:
Schaltknöpfe [image].

Einfügen einer weiteren Spalte in die Liste:
Schaltknopf [image]. Die Spalte wird nach der gerade ausgewählten eingefügt. Sie erhält die gleichen Abmessungen, ihr Inhalt ist zunächst leer. Man beachte, dass vor der 1. Spalte keine weitere eingefügt werden kann, da diese eine Leitfunktion hat. Die Zahl der Spalten ist auf 32 begrenzt.

Löschen der ausgewählten Spalte:
Schaltknopf [image]. Die 1. Spalte kann nicht gelöscht weden, da sie eine Leitfunktion hat.

Inhalt n. Spaltenkopf:
Bearbeitet wird jeweils nur der Kopf (1. Zeile) der ausgewählten Spalte. Die Spaltenköpfe können außer reinem Text auch Systeminformationen wie Schulname oder Datum enthalten. Siehe auch Bearbeitung eines Textfelds

Inhalt n. Spalte:
Bearbeitet wird jeweils nur der Feldinhalt der ausgewählten Spalte. Die Spaltenköpfe werden i.a. keinen Text sondern Informationen wie den Namen der Vertretungslehrkraft enthalten. Siehe auch Bearbeitung eines Textfelds

Einträge sortiert nach:
Durch einen Klick öffnet sich die Auswahl. Das Merkmal für eine Sortierung kann dann durch Anklicken ausgewählt werden. Sinnvolle Merkmale sind z.B. Klasse oder Lehrer in der Sektion ‘Vertretungen nach Stunden’. Alle Vertretungen der gleichen Stunde werden dann beim Ausdruck entsprechend der Klassenliste/Lehrerliste geordnet.


Drucken Duckformatassistent Registerblatt: Sektionsfuß

Druckformatassistent               Bearbeitung eines Druckformats

Auf dieser Seite werden Position, Abmessungen und Inhalt des Sektionsfußtextes festgelegt. Die Seite ist leer, wenn in den allgemeinen Parametern die Option mit Sektionsfuß deaktiviert wurde. Die Maße kann man entweder überschreiben oder schrittweise mit den Pfeilschaltknöpfen verändern.

Abstand zum Listenende:
Abstand vom unteren Ende der Liste.

Abstand von links:
Abstand vom linken Rand der Sektion. (siehe auch Allgemeine Parameter: Einrücken von links)

Höhe:
Höhe des Fuß-Textfelds.

Inhalt:
Der Sektionsfuß kann außer reinem Text auch Systeminformationen wie Schulname oder Datum enthalten. Siehe auch Bearbeitung eines Textfelds


Drucken Duckformatassistent Registerblatt: Rahmen

Druckformatassistent           Bearbeitung eines Druckformats

Auf dieser Seite werden Rahmen- und Trennlinien innerhalb der Sektion festgelegt. Ein Doppelklick auf das Rechteck, in dem die Linie dargestellt ist, öffnet das Dialogfenster zur Bearbeitung einer Linie. Für jede Linie kann dann die Linienart, die Farbe und die Linienbreite (in cm) eingestellt werden. Ist die Linienbreite 0, so entfällt diese Linie.

Rahmen um gesamte Sektion:

Rahmen um Liste:
Diese Linie umrahmt die gesamte Liste und außerdem die Kopfzeile sowie die 1. Spalte der Liste.

Spaltentrennlinien:
Vertikale Trennlinie zwischen den Spalten (außer der 1. Spalte).

Zeilentrennlinien:
Horizontale Trennlinie zwischen den Grobzeilen.

Waagerechte Feldtrennlinien.
Horizontale Trennlinie zwischen den einzelnen Einträgen innerhalb einer Grobzeile.
Beispiel: Liste der Vertretungen geordnet nach Stunden. Eine Grobzeile enthält alle Vertretungen der 3. Stunde. Die verschiedenen Vertretungen der 3. Stunde sind durch die waagerechte Feldtrennlinie voneinander getrennt. Die Vertretungen der 4. Stunde sind davon durch die Zeilentrennlinie getrennt.


Drucken Druckformatassistent Bearbeitung eines Textfelds

Druckformatassistent            Bearbeitung eines Druckformats

In jedem Textfeld wird festgelegt, was wie ausgedruckt werden soll. Der Inhalt steht in dem Editierfeld oberhalb der Schaltknopfleisten. Er kann bestehen aus

festgelegtem Text: über Tastatur eingebbar, der Text erscheint wörtlich im Ausdruck, er darf keine geschweiften Klammern enthalten.

Infofeldern,

Bedingungen.

Felder und Bedingungen sind im Editierfeld durch {...} erkennbar. Sie sollten den Text zwischen den Klammern nicht ändern, da sonst das Feld bzw. die Bedingung ungültig wird.

Mit den Schaltknöpfen links neben dem Editierfeld kann man

Infofelder [image] und Bedingungen [image] einfügen

Mit den Schaltknöpfen unter dem Editierfeld kann man

 Die Schriftart festlegen

 Die Ausrichtung der Ausgabe innerhalb des Textfeldes festlegen.


Druckmenü
Drucken Anpassung des Druckmenüs

Drucken Übersicht

Aufruf: Menü Drucken, Menüpunkt Druckmenü-Anpassung.

In dem Fenster zur Anpassung des Druckmenüs sind die Menüpunkte der Druckmenüs aufgelistet. Hinter jedem Menüpunkt steht das mit ihm verknüpfte Druckformat. Man kann folgende Veränderungen für die Untermenüs der Menüpunkte Drucker und Vorschau vornehmen:

Menüpunkt löschen:
Menü Menüpunkt, Menüpunkt Löschen. Der aktuelle Menüpunkt wird aus dem Menü entfernt.

Menüpunkt einfügen:
Menü Menüpunkt, Menüpunkt Einfügen. Vor dem aktuellen Menüpunkt wird ein neuer eingefügt. Er trägt zunächst die Bezeichnung Neuer Menüpunkt, diese sollte sofort geändert werden. Auch das Druckformat *.ft sollte geändert werden.

Menüpunkt anhängen:
Menü Menüpunkt, Menüpunkt Anhängen. Am Ende der Liste wird ein neuer angehängt. Er trägt zunächst die Bezeichnung Neuer Menüpunkt, diese sollte sofort geändert werden. Auch das Druckformat *.ft sollte geändert werden.

Bezeichnung des Menüpunktes ändern:
Die Bezeichnung in der Spalte Menüpunkt wird überschrieben.

Druckformat des Menüpunktes ändern:
Das Druckformat in der Spalte Druckformatdatei wird mit dem Namen der gewünschten Druckformatdatei überschrieben. Einfacher ist aber ein Doppelklick auf das entsprechende Feld. Daraufhin öffnet sich das Fenster zum Öffnen einer Druckformatdatei. Hier kann man dann die gewünschte auswählen.


FTPTransfer
Vertretungsplan FTP-Transfer

Inhalt                Drucken Übersicht

Verwendungszweck:
Der Vertretungsplan kann als HTML-Seite auf die Homepage der Schule oder einen Info-Screen übertragen werden.
Die Verbindung mit dem Server erfolgt dabei über das FTP-Protokoll.

Aufruf:
Das Dialogfenster zur Übertragung des Vertretungsplans auf die Schulhomepage wird mit dem Menüpunkt Drucken - HTML-Export/FTP-Transfer aufgerufen.

Exportprofile:
Für verschiedene Einsatzwecke können unterschiedliche Exportprofile erstellt werden. Über das Menü können Exportprofile hinzugefügt bzw. entfernt werden. Der Name eines Profils kann nach Doppelklick auf den Reiter bearbeitet werden. Die für die Erstellung und Übertragung nötigen Daten sind auf zwei Registerblätter verteilt:

FTP-Verbindung

Lokale Daten

Alle Daten (Ausnahme: Passwort nur falls gewünscht) werden beim Schließen des Dialogs gespeichert und müssen so beim nächsten Aufruf nicht neu eingegeben werden.

Exportieren:
Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, dann wird der Vertretungsplan als HTML-Seite in den gewählten Ordner der Schulhomepage bzw. des Info-Screens übertragen.

Alle Export.:
Mit diesem Schalter werden die HTML-Dateien für alle Exportprofile erstellt und gegebenenfalls übertragen. Eventuell auftretende Fehler werden in einer Meldung ausgegeben.

Schließen:
schließt das Dialogfenster.


FTPVerbindungsdaten
Vertretungsplan FTP-Transfer FTP-Verbindung

FTP-Transfer Überblick

Mit FTP-Transfer:
Ist dieser Schalter deaktiviert, dann wird die erzeugte HTML-Datei nur im gewählten Ordner gespeichert. Dies ist dann sinnvoll, wenn das HTML-Dokument auf einem Info-Screen dargestellt wird, der mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist. Die folgenden Einstellmöglichkeiten entfallen dann und sind ausgeblendet-

Name des FTP-Hostrechners:
Der Name des Servers, auf dem Ihre Schulhomepage gespeichert ist, sollte dem Systembetreuer der Schule bekannt sein. In der Regel stimmt er mit der WWW-Adresse der Schule überein (z.B. www.xyz-gymnasium.de) .

Passives FTP:
Einige Server erfordern passives FTP. Dies sollte dem Administrator der Schulhomepage bekannt sein.

Port:
Der Port für das FTP-Protokoll ist in der Regel 21. Falls der Server etwas anderes fordert, kann hier die Portnummer geändert werden.

FTP-Benutzername:
Der Benutzername sollte dem Systembetreuer der Schule oder dem Administrator der Schulhomepage bekannt sein.

FTP-Passwort:
Das Passwort sollte dem Systembetreuer der Schule oder dem Administrator der Schulhomepage bekannt sein. Ist die Option Passwort speichern aktiviert, dann wird außer den anderen Daten auch das Passwort verschlüsselt gespeichert.

Ordner auf dem FTP-Hostrechner:
In der Regel ist auch auf dem Hostrechner eine Ordnerstruktur angelegt. Wenn die übrigen Verbindungsdaten bereits eingegeben sind, dann wird durch Doppelklick auf das Eingabefeld eine Liste der vorhandenen Ordner angezeigt, in der man den gewünschten Ordner auswählen kann. Neue Ordner auf dem Hostrechner können hier nicht angelegt werden.


FTPLokaldaten
Vertretungsplan FTP-Transfer Lokale Daten

FTP-Transfer Überblick

Temporärer Ordner zum Zwischenspeichern:
Die HTML-Seite wird zunächst lokal erzeugt und in dem hier gewählten Ordner gespeichert. Anschließend wird sie auf den Hostrechner übertragen. Dies hat den Vorteil, dass beim Fehlschlagen des Verbindungsaufbaus die Seite dennoch vorhanden ist und gegebenenfalls auf anderem Wege zum Server übertragen werden kann.
Durch Doppelklick auf das Eingabefeld öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl eines Ordners.

Alle Tagespläne in einer Datei:
Falls diese Option aktiviert ist, dann werden die Vertretungspläne mehrerer Tage in einem HTML-Dokument zusammengefasst, das in der Datei mit dem angegebenen Dateinamen gespeichert wird.
Falls die Option deaktiviert ist, dann wird für jeden Vertretungstag eine einzelne Datei gespeichert, deren Namen in der nachfolgenden Liste angegeben sind.

Dateiname:
Der Dateiname sollte sinnvollerweise immer gleich bleiben, damit von anderer Stelle der Schulhomepage geeignete Links auf den Vertretungsplan gesetzt werden können. Der Name der temporären Datei stimmt mit dem Namen der Datei auf dem Hostrechner überein.

Dateinamen:
Auch wenn jeder Tagesvertretungsplan in einer eigenen HTML-Datei ausgegeben wird, ist es sinnvoll, gleichbleibende Dateinamen zu verwenden. Die Abfolge von Dateinamen wird beim Beenden des Dialogs gespeichert, nicht aber die Zuordnung zu einem bestimmten Vertretungstag.

Name des Druckformats:
Wie jeder Ausgabe liegt auch der erstellten HTML-Seite ein Druckformat zu Grunde, welches mit Hilfe des Druckformatassistenten oder der Druckformatdetails erstellt und bearbeitet werden kann. Verwendet werden können auch die üblichen Standarddruckformate wie vert_st.ft, durch gezielten Einbau von HTML-Tags ins Druckformat kann man zusätzliche Formatierungen einfügen. Druckformate wie vert_st_html.ft sind speziell für eine HTML-Ausgabe vorgesehen.

Vertretungspläne von/bis:
Die erstellte HTML-Seite kann die Vertretungspläne mehrerer Tage enthalten. Hier wird der Zeitraum angegeben. Die HTML-Seite beginnt immer mit einem Titel gefolgt von Verweisen auf die betreffenden Unterrichtstage. Der Titel enthält ein Verknüpfungsziel „oben“, so dass auf den Seitenkopf zurückgesprungen werden kann.
Die Datumsangaben werden beim Schließen des Dialogs nicht gespeichert, wohl aber die Länge des Zeitraums. Als voreingestelltes von-Datum steht jeweils der aktuelle Unterrichtstag.


Prüfungsplan
Vertretungsplan Prüfungsaufsichtsplan

Inhalt Vertretungsplan

In diesem Programmteil kann man den Aufsichtsplan für Abitur, Qualifizierenden Hauptschulabschluss und ähnliche mehrtägige Prüfungen organisieren und in den Vertretungsplan integrieren.

Der Programmteil wird über das Menü Extras/Prüfungsaufsichten aufgerufen.

Das praktische Vorgehen gliedert sich dabei in drei Teile:

Festlegung der grundlegenden Prüfungsdaten

Festlegung der Detaildaten

Vergabe der Aufsichten


Prüfungsaufsichten Grundlegende Daten

Übersicht Prüfungsaufsichten

Auf dem Registerblatt Allgemeine Daten sind außer den Parametern für die Auswahl der Lehrkräfte folgende Felder auszufüllen bzw. zu überprüfen:

Prüfungszeitraum von/bis:
Erster und letzter Prüfungstag können in beliebiger Form, aber in der Reihenfolge Tag - Monat (- Jahr) eingegeben werden. Falls noch die Vorjahresdaten aufgeführt sind, sollte man sie mit dem Menüpunkt Löschen/Alle Prüfungsdaten löschen entfernen.

Prüfungstage:
Nach einem Doppelklick auf dieses Fenster kann man die tatsächlichen Prüfungstage im oben festgelegten Zeitraum auswählen (rot=ausgewählt).

Zusätzliche Prüfungsräume:
Bis zu vier Räume, die im normalen Stundenplan nicht vorkommen, in denen aber Prüfungsaufsichten stattfinden sollen, können hier mit Kürzel, Kurzname und Langname eingegeben werden.
Typische Verwendung: Gangaufsicht.

Unterrichtsfreie Klassen:
Nach einem Doppelklick können die Klassen, die im Prüfungszeitraum keinen (stundenplanmäßigen) Unterricht haben, ausgewählt (rot=ausgewählt) werden. Dies ist wichtig, weil die dort unterrichtenden Lehrkräfte stattdessen für die Prüfungsaufsichten herangezogen werden können. Die Auswahl der Klassen kann an jedem einzelnen Prüfungstag noch gesondert bearbeitet werden, die hier getroffene Entscheidung wird aber zunächst als Standard für jeden Prüfungstag vorgegeben.

Lehrkräfte, die keine Aufsicht erhalten sollen:
Nach einem Doppelklick können die Lehrkräfte, die von den Prüfungsaufsichten befreit werden sollen (z.B. Referendare, externe Lehrkräfte, etc.) eingegeben werden (rot=ausgewählt). Sie werden dann bei der Auswahl der Aufsichten nicht vorgeschlagen, könnten aber ‘per Hand’ durch Eingabe des Kürzels dennoch verwendet werden.


PrüfungParameter
Prüfungsaufsichten Auswahlparameter

Übersicht Prüfungsaufsichten

Auf dem Registerblatt Allgemeine Daten können außer den grundlegenden Prüfungsdaten folgende Gewichtungsparameter für die Auswahl der Lehrkräfte eingestellt werden. Mit Hilfe dieser Parameter wird dann jede Prüfungsaufsicht für jede mögliche Lehrkraft bewertet, so dass eine Rangordung erstellt werden kann. Auch die Kriterien für normale Vertretungsstunden gehen in diese Bewertung ein.

Anzahl der Aufsichten für nichtbeteiligte Lehrkräfte:
Hier wird die Anzahl der Aufsichten eingetragen, welche Lehrkräfte erhalten sollen, denen kein Unterricht durch die Prüfung ausfällt. Die Zahl bezieht sich auf Vollzeitkräfte, für Teilzeitkräfte wird sie entsprechend ihrer Unterrichtsverpflichtung anteilig herabgesetzt. Für Lehrkräfte, denen durch die Prüfung Unterricht entfällt, erhöht sich die Zahl der Aufsichten (siehe Gewichtung ausfallender Unterricht).

Gewichtung Kursleiter:
Die Bewertung vergrößert sich um diese Zahl, wenn die Lehrkraft Kursleiter einer im Prüfungsraum geprüften Unterrichtseinheit ist.

Gewichtung Fachlehrer:
Die Bewertung vergrößert sich um diese Zahl, wenn die Lehrkraft eines der im Prüfungsraum geprüften Fächer (in anderen Klassen) unterichtet.

Gewichtung Gleichverteilung der Aufsichten:
Aus der Anzahl der Aufsichten für nichtbeteiligte Lehrkräfte und der Gewichtung ausfallenden Unterrichts wird für jede einzelne Lehrkraft eine Sollzahl der Aufsichten errechnet und ins Verhältnis zu der Zahl der bereits an diese Lehrkraft vergebenen Prüfungsaufsichten gesetzt. Dieses Verhältnis wird entsprechend der hier anzugebenden Zahl gewichtet.

Gewichtung ausfallender Unterricht:
Für jeden Prüfungstag können die unterrichtsfreien Klassen angegeben werden. Für den dadurch entfallenden Unterricht können Lehrkräfte verstärkt zu Prüfungsaufsichten herangezogen werden. Eine Gewichtung von 10 bedeutet hier, dass für jede im Prüfungszeitraum entfallende Unterrichtsstunde eine zusätzliche Prüfungsaufsicht vorgesehen wird, eine Gewichtung von 5, dass nur die Hälfte der entfallenden Stunden herangezogen wird.

Gewichtung Aufsicht bislang ohne Lehrkraft:
Bei der Auswahl einer Prüfungsaufsicht für eine Lehrkraft erhöht sich die Bewertung für bislang unbesetzte Aufsichten um diese Zahl.

Gewichtung weiterer Aufsichten am gleichen Tag:
Zur Vermeidung mehrerer Prüfungsaufsichten für eine Lehrkraft am gleichen Tag sollte hier ein negatives Gewicht eingegeben werden.

Klassen und Räume den ganzen Tag freihalten:
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Prüfungsräume den ganzen Prüfungstag für den normalen Unterricht gesperrt. Wenn die Option deaktiviert ist, dann erfolgt die Sperrung nur für die Unterrichtsstunden, in denen die Prüfung stattfindet.


PrüfungDetaildaten
Prüfungsaufsichten Detaildaten

Übersicht Prüfungsaufsichten

Nach der Festlegung der Prüfungstage entsteht auf dem Registerblatt Prüfungstage ein weiteres Register mit den Daten jedes einzelnen ausgewählten Tages.

Für jeden dieser Tage sind folgende Angaben festzulegen:

Prüfungsräume:
Nach einem Doppelklick können die benötigten Prüfungsräume ausgewählt werden (rot=ausgewählt). Die Angabe ist wesentlich, da im Folgenden die Lehrkräfte diesen Prüfungsräumen zugeordnet werden. Außerdem muss eventuell dort stattfindender Unterricht ausgelagert werden. Diese Räume werden daher in den jeweiligen Tagesvertretungsplan als nicht verfügbar übernommen.

Stunden:
Nach einem Doppelklick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Prüfungsstunden und der Zuordnung der Pausen.

Aufsichten pro Raum:
Die hier eingegebene Zahl wird auf jeden einzelnen Prüfungsraum an diesem Prüfungstag übertragen.
Achtung: Beim Verringern der Aufsichtenzahl werden bereits vergebene Aufsichten gelöscht.

Unterrichtsfreie Klassen:
Nach einem Doppelklick können die Klassen, die im am Prüfungstag keinen (stundenplanmäßigen) Unterricht haben, ausgewählt (rot=ausgewählt) werden. Voreingestellt ist hier die Auswahl, die im Registerblatt Allgemeine Daten vorgenommen wurde.

Nach der Auswahl der Prüfungsräume zeigt sich ein weiteres Register, auf dem zu jedem an diesem Tag verwendeten Prüfungsraum Angaben gemacht werden können:

Zahl der Aufsichten:
Die vorgebenene Zahl (siehe Aufsichten pro Raum) kann hier für den einzelnen Prüfungsraum verändert werden. Die hier eingegebene Zahl schlägt sich in der Anzahl der Spalten im untenstehenden Aufsichtengitter nieder.
Achtung: Beim Verringern der Aufsichtenzahl werden bereits vergebene Aufsichten gelöscht.

Kurse im Prüfungsraum:
Nach einem Doppelklick können die Unterrichtseinheiten ausgewählt (rot=ausgewählt) werden, die im jeweiligen Raum geprüft werden. Angeboten werden dabei nur Unterrichtseinheiten der unterrichtsfreien Klassen. Die Angabe der Unterrichtseinheiten ist sinnvoll, weil dann die zugehörenden Lehrkräfte bevorzugt als Aufsicht eingesetzt werden können.


PrüfungStundenPausen
Prüfungsaufsichten Stunden und Pausenzuordnung

Übersicht Prüfungsaufsichten              Detaildaten

Der Stunden- und Pausendialog zeigt eine Liste aller Unterrichtsstunden einschließlich der eingebetteten Pausen.

Die Spalte Benötigt soll Ja enthalten, wenn in dieser Stunde an dem betreffenden Prüfungstag Prüfungsaufsichten stattfinden sollen, andernfalls Nein.
Mit Doppelklick lässt sich der Eintrag umschalten.
Diese Spalte betrifft nur die Stunden, nicht die Pausen.

Die Spalte Zuordnung betrifft nur die Pausen.
Angezeigt wird jeweils die Stunde, welcher diese Pause zugeordnet ist.
Eine Pause lässt sich der vorhergehenden Stunde, der nachfolgenden Stunde oder gar nicht zuordnen.
Mit Doppelklick schaltet man zwischen diesen drei Zuständen hin und her.
Die Zuordnung einer Pause zu einer Stunde bedeutet, dass sich eine Prüfungsaufsicht nicht nur auf die betreffende Stunde sondern auch auf die zugeordnete Pause erstreckt. Eine Lehrkraft, welche eine solche Aufsicht übernimmt, muss also nicht nur in der Stunde, sondern auch in der zugeordneten Pause verfügbar sein.

Der Dialog wird mit OK beendet.


PrüfungVergabe
Prüfungsaufsichten Vergabe der Aufsichten

Übersicht Prüfungsaufsichten

Zur Vergabe der Prüfungsaufsichten stehen mehrere Hilfsmittel zur Verfügung. Neben dem Aufsichtengitter ist das die ausführliche Lehrerliste

Das Aufsichtengitter:

Das Aufsichtengitter wird entweder nur
für einen Prüfungsraum oder
für alle Prüfungsräume eines Tages (Registerblatt Alle Räume) oder
für den gesamten Prüfungszeitraum (Registerblatt Alle Tage) dargestellt.
In den Zeilen sind die einzelnen Stunden aufgeführt, in den Spalten die jeweiligen Aufsichten (ggf. mit Tag und Raum).

Farben im Aufsichtengitter:

 : Hier wird keine Aufsicht benötigt. Mit den Schaltknöpfen [image] wird dies vereinbart bzw. wieder rückgängig gemacht. Diese Funktion wird verwendet, wenn zu bestimmten Zeiten (z.B. zu Beginn der Prüfung) mehr Aufsichten als zu anderen benötigt werden.

 : Aufsicht einer Lehrkraft, deren Unterrichtseinheit in diesem Raum geprüft wird.

 : Aufsicht einer Lehrkraft, die ein im Raum geprüftes Fach unterrichtet.

Eingabe im Aufsichtengitter:
Durch Eingabe des Kürzels in das Gitter wird einer Lehrkraft die entsprechende Aufsicht zugeteilt. Ist die Lehrkraft nicht frei, so erscheint eine entsprechende Konfliktmeldung.

Doppelklick auf ein Feld im Aufsichtengitter:
Geöffnet wird die sortierte Liste zur Auswahl einer Vertretungslehrkraft. Hier kann eine entsprechende Lehrkraft ausgewählt werden.

Klick auf eine Lehrkraft im Aufsichtengitter:
Der Stundenplan der Lehrkraft wird links unten eingeblendet.

Menü Extras/Kursleiteraufsicht in aktueller Stunde:
Alle Lehrkräfte, welche die gerade geprüften Unterrichtseinheiten (vgl. Kurse im Prüfungsraum) unterrichten, werden in der gerade ausgewählten Stunde zur Aufsicht eingeteilt. Falls sie zu diesem Zeitpunkt Unterricht haben, müssen sie dort vertreten werden. Sind dadurch mehr Lehrkräfte vorgesehen als die bisher angegebene Aufsichtenzahl, so wird die Aufsichtenzahl für diese Stunde erhöht.

Menü Extras/Vorschläge einblenden oder Schaltknopf [image]:
Rechts neben dem Aufsichtengitter werden zwei Listen eingeblendet:
Die Stundenliste und die Lehrerliste.
Die Listen lassen sich über das Kontextmenü (rechte Maustaste)wieder ausblenden.

Die Stundenliste:
Aufgelistet sind alle Prüfungsstunden an den einzelnen Prüfungstagen. Die Liste ist nach Dringlichkeit sortiert. Hierbei wird berücksichtigt, wieviele Aufsichten zu dieser Stunde noch zu vergeben sind und wieviele Lehrkräfte dabei verfügbar sind.
Klick auf eine Zeile: Der entsprechende Prüfungstag wird mit allen Prüfungsräumen angezeigt.
Doppelklick auf eine Zeile: Die Aufsichten für diese Stunde werden (soweit möglich) vergeben, der Prüfungstag wird angezeigt, die betroffene Stunde wird gelb markiert, so dass die Einträge überprüft werden können.

Die Lehrerliste:
Aufgelistet sind alle Lehrkräfte, die Prüfungsaufsichten übernehmen sollen (vgl. Lehrkräfte, die k. A. übernehmen sollen). Die Liste ist nach Dringlichkeit sortiert. Hierbei werden die Kriterien herangezogen, die auf der Seite Allgemeine Daten gewichtet werden können.
Klick auf eine Zeile: Der Stundenplan der Lehrkraft wird links unten angezeigt.
Doppelklick auf eine Zeile: Es wird ein Dialog geöffnet, in dem die für die Lehrkraft passenden Aufsichten aufgelistet sind, so dass eine passende weitere Aufsicht ausgewählt werden kann.


PrüfungLehrerliste
Prüfungsaufsichten Lehrerliste mit Aufsichten

Übersicht Prüfungsaufsichten

Auf dem Registerblatt Lehrerliste sind alle Lehrkräfte, die Aufsichten übernehmen dürfen (siehe auch Lehrkräfte ohne Aufsicht), aufgelistet. Hinter jeder Lehrkraft stehen in zeitlicher Reihenfolge die bereits vergebenen Prüfungsaufsichten dieser Lehrkraft. In der Spalte - sind die Anzahl der im Prüfungszeitraum ausfallenden Unterrichtsstunden, in der Spalte + die Anzahl der bereits vergebenen Aufsichten verzeichnet. Der Stundenplan der jeweiligen Lehrkraft mit den vergebenen Prüfungsaufsichten wird eingeblendet.

Menüpunkt Sortieren/Standardreihenfolge oder Schaltknopf [image]:
Die Lehrerliste wird in der den Willi-Grunddaten entsprechenden Reihenfolge aufgeführt.

Menüpunkt Sortieren/Nach Präferenz oder Schaltknopf [image]:
Die Lehrerliste wird nach Dringlichkeit sortiert. Oben stehen die Lehrkräfte, die noch zu wenig Aufsichten haben.

Schaltknopf Weitere Aufsicht:
Geöffnet wird ein Dialog zur Auswahl einer Prüfungsaufsicht für die entsprechende Lehrkraft. Die dort ausgewählte Aufsicht wird den bestehenden hinzugefügt.

Doppelklick auf Aufsicht bzw. leeres Feld:
Geöffnet wird ein Dialog zur Auswahl einer Prüfungsaufsicht für die entsprechende Lehrkraft. Die geklickte Aufsicht wird durch die neu ausgewählte ersetzt.

Schaltknopf Entfernen:
Die Lehrkraft wird aus der ausgewählten Prüfungsaufsicht entfernt.


PrüfungAufsichtauswahl
Prüfungsaufsichten Auswahl einer Prüfungsaufsicht für eine Lehrkraft

Übersicht Prüfungsaufsichten

Der Dialog zur Auswahl einer Prüfungsaufsicht für eine bestimmte Lehrkraft zeigt folgende Elemente:

Die Aufsichtenliste:
Aufgelistet sind alle Prüfungsaufsichten, welche die Lehrkraft übernehmen könnte. Die Liste ist sortiert nach den Kriterien, welche auf dem Registerblatt Allgemeine Daten gewichtet werden. Die entsprechende Bewertung ist in der Spalte Wert angegeben.
Ein Klick hebt die entsprechende Aufsicht im Stundenplan hervor.
Ein Doppelklick vergibt die Aufsicht an die Lehrkraft.

Stundenplan:
Der Stundenplan der Lehrkraft enthält bereits vorhandene Prüfungsaufsichten und sonstige Vertretungen für die Woche der gerade ausgewählten Prüfungsaufsicht.

Schaltknopf Auswählen:
Die in der Liste markierte Prüfungsaufsicht wird an die Lehrkraft vergeben.

Schaltknopf Entfernen:
Falls der Dialog durch Doppelklick auf eine bereits vergebene Prüfungsaufsicht aufgerufen wurde, erscheint diese ebenfalls in der Liste. Die Lehrkraft wird mit diesem Schaltknopf aus der Aufsicht entfernt.

Schaltknopf Schließen:
Der Dialog wird ohne Änderung geschlossen.