2.2.2 ASV-Unterrichtsdaten-Import und -Export

Verwendungszweck Bayerische Schulen müssen die Unterrichtsdaten mit Hilfe der ASV verwalten. Die dort erstellten und exportierten Daten können in Willi importiert werden oder - bei späterer Änderung - mit den Unterrichtsdaten in Willi verglichen werden. Auch ein Export zum Reimport in die ASV ist - mit Einschränkungen - möglich.

Da die genauen Schülerzahlen der Unterrichtseinheiten oft erst später feststehen, können diese auch mit dem gleichen Werkzeug noch nachträglich in die Willi-Unterrichtsdaten integriert werden.

Entsprechendes gilt für die Zuordnung von Schülern zu den Oberstufenkursen.

Vorarbeiten In der ASV müssen über den Menüpunkt Datei - Unterricht - Schnittstelle zu Stundenplanprogramm - Export der Unterrichtsdaten die Dateien für den Export in Stundenplanprogramme erstellt werden.

Die ASV sieht dabei als Dateiformate Kommaseparierte Textdateien oder XML-Dateien vor. Beide Formate können von Willi2 verarbeitet werden. Empfohlen werden die Textdateien, da die ASV nicht immer normgerechte XML-Dateien erzeugt.

Je nach gewählten Optionen werden bis zu acht Dateien erzeugt, die dann in Willi importiert werden können.

Aufruf Aus dem Hauptfenstermenü:
Einstellungen Vor dem eigentlichen Import der ASV-Dateien in eine exisitierende Stundenplandatei (vgl. Grundlagen) müssen einige Punkte festgelegt werden:

Basisdatei In eine Kopie der hier angegebenen Stundenplandatei werden die Elemente aus der ASV importiert.

Bei erstmaliger Verwendung kann man die mitgelieferte Datei DEMO.BAL (oder die Datei Leer.bal) verwenden. Ansonsten nimmt man die Datei des letzten Schuljahres. Sie kann später unter anderem Namen gespeichert werden.

Voreingestellt ist immer die gerade aktuelle Stundenplandatei; zum ändern dieser Voreinstellung wählt man die Schaltfläche . Im folgenden Dateidialog wird der Dateiname der Basisdatei ausgewählt.

Beim Vergleich der ASV-Daten mit den Willi-Daten dient die Basisdatei als Vergleichsgrundlage.

Beim Export werden die Unterrichtseinheiten der Basisdatei in eine Exportdatei geschrieben, die von der ASV verarbeitet werden kann.

Übernahmen aus der Basisdatei Falls die Basisdatei noch keine eigenen Daten enthält, können allenfalls die Fächerdaten aus der Basisdatei DEMO.BAL sinnvoll verwendet werden.

Enthält die Basisdatei bereits einen eigenen Stundenplan, beispielsweise vom Vorjahr, so wird man in der Regel die Räume, Fächer, Lehrkräfte und Aufsichtenraster (Orte und Zeiten der zu vergebenden Aufsichten) beibehalten.

Falls auch Stundenpläne beibehalten werden, bleibt auch die Einteilung der Lehrkräfte zu den Aufsichten erhalten.

Eine Beibehaltung der Unterrichtsverteilung oder gar der Stundenpläne ist beispielsweise sinnvoll, wenn die Oberstufe bereits vorab eingegeben wurde und zu einem späteren Zeitpunkt die restlichen Unterichtseinheiten aus der ASV übernommen werden.

Lehrkräfte in vorhandenen Unterrichtseinheiten ersetzen Falls die Unterrichtsverteilung beibehalten wird, erscheint die Option ggf. Lehrer ersetzen .

Ist sie aktiviert, dann wird in bestehenden Unterrichtseinheiten, die in Klasse und Fach mit einer neuen Unterrichtseinheit übereinstimmen, die bisherige Lehrkraft durch die neue ersetzt. Dies ist zweckmäßig, wenn sich im Schulhalbjahr die Unterrichtsverteilung leicht geändert hat.

Ist die Option deaktivert, so werden derartige Unterrichtseinheiten zusätzlich eingefügt.

Namen der Importdateien

Diese Dateien müssen bereits durch die ASV erzeugt worden sein und vorliegen.

Die entscheidende Datei ist die Unterrichtsverteilungsdatei mit dem Namen STDPLAN.txt bzw. STDPLAN.xml. Durch einen Klick auf oder einen Doppelklick auf das Eingabefeld kann eine andere Importdatei ausgewählt werden, typischerweise in einem anderen Ordner, da der Dateiname ja von der ASV festgelegt wurde. Im Dateidialog kann dabei der Typ (.txt oder .xml) ausgewählt werden.

Nach Auswahl der Unterrichtsverteilungsdatei werden automatisch die zugehörigen Dateinamen für Lehrer-, Fächer- und Klassendaten eingetragen. In der Regel gibt es keinen Grund, sie nachträglich zu ändern. Lehrkräfte, Fächer und Klassen ohne Unterricht wird man in der Regel weglassen. Die weiteren Dateien STDKLAS.txt, STDLEHR.txt und STDFACH.txt sind nicht unbedingt erforderlich, aber empfehlenswert, da sie beispielsweise die Langnamen der Fächer und Lehrkräfte sowie die Klassenleitungen enthalten.
Schülerdaten und Kursschienendaten sind nur für die gymnasiale Oberstufe sinnvoll.

Zusatzinformation Der Kurzinformation in der rechten Spalte kann man entnehmen, ob die gewählten Dateien sinnvolle Daten enthalten.
Klassengruppen
In der ASV können Klassen in Teilgruppen zerlegt werden (Ausbildungsrichtungen etc.).

Ist die Option Klassengruppen zusammenfassen aktiviert, so wird rechts unten ein Zusatzfenster eingeblendet, in dem für jede einzelne Klasse entschieden werden kann, ob deren Teilgruppen in Willi zu einer einzigen Klasse zusammengefasst werden sollen (hier 5b und 5mu). Alle anderen Klassengruppen werden in Willi jeweils als eigene Klasse geführt. Dabei wird die erste Teilgruppe einer Klasse als Stammklasse für die übrigen eingerichtet.

Eine Zusammenfassung ist vor allem dann zu empfehlen, wenn sich die Teilgruppen nur in einem einzigen Fach unterscheiden (z. B. zweite Fremdsprache).
Schüler-Zuordnung 1 In der ASV ist es möglich, auch die Namen der OberstufenschülerInnen und ihre Zuordnung zu den Kursen der Oberstufe zu exportieren. Soll diese Zuordnung bei der Erstellung des Oberstufenstundenplans genutzt werden, so sollte auch die Option aktiviert werden. Die entsprechende Information wird durch die ASV in den Dateien STDSCHU.txt und STDSCHUFACH.txt gespeichert.
Kursschienen In der ASV ist es möglich, Oberstufen zu Kursschienen zu gruppieren und diese Zuordnung zu exportieren. Soll diese Gruppierung bei der Erstellung des Oberstufenstundenplans genutzt werden, so sollte auch die Option aktiviert werden. Die entsprechende Information wird durch die ASV in den Dateien STDSCHIE.txt und STDKURSSCHIE.txt gespeichert. In WILLI werden beim Einlesen entsprechende Kopplungen gebildet; bei abweichenden Stundenzahlen werden die Einheiten ggf. zerlegt.
Schüler-Zuordnung 2 In der ASV lässt sich ein sog. "Export in Notenprogramme" erstellen. Die ASV erzeugt dabei eine verschlüsselte Zip-Datei. Wenn man diese entpackt, erhält man die XML-Datei "export.xml".
Wenn die entsprechenden Option aktiviert ist, werden aus dieser Datei alle SchülerInnen und deren Zuordnung zu Unterrichtseinheiten ausgelesen. Nach Erfahrung der Programmautoren hat dies aber nur für die Oberstufe (s.o.) Vorteile, da in den anderen Klassen zum Zeitpunkt der Stundenplanerstellung viele Zuordnungen noch nicht endgültig sind.
Filtern Es ist möglich, Daten aus der ASV nur teilweise zu übernehmen. Mit einem Doppelklick auf das Jahrgangsstufenfeld öffnet sich das Dialogfenster zur Auswahl der gewünschten Jahrgangsstufen. Eine Beschränkung auf die Jahrgangsstufen 0 bis 10 erscheint sinnvoll, wenn die Oberstufe bereits in einer früheren Phase im Stundenplan verplant wurde. (Sie war sinnvoll, als die ASV die Oberstufe als Besonderen Unterricht führte)

Für die Auswahl des Besonderen Unterrichts können ebenfalls Einschränkungen gemacht werden, in der Voreinstellung wird der gesamte Besondere Unterricht übernommen. Insbesondere den Schalter Oberstufe wird man möglicherweise (s. o.) deaktivieren.

Seminare der Q11/12:
Falls die Oberstufe des Gymnasiums einschließlich der W- und P-Seminare in der ASV in die Matrix eingetragen wurde, werden letztere beim Export in die Klasse 11 bzw. 12 integriert. Will man aus organisatorischen Gründen die Seminare in eigenen Klassen führen, dann ist die Option Seminare in eigenen Klassen auszuwählen. Die Seminare werden dann in Klassen 11P, 11W, 12P und 12W eingefügt.

Abschluss Sobald eine gültige Unterrichtsverteilungsdatei ausgewählt wird, wird der Schalter aktiviert.

Wird er betätigt, so werden die importierten Daten in eine Kopie der Basisdatei übernommen und rechts eine Kurzinformation über den Import angezeigt. Damit existieren jetzt die Originaldaten und die neu entstandene Datensatz parallel und können beispielsweise verglichen werden.

Im Erfolgsfall werden die Schalter und aktiviert:
  • öffnet einen Dialog zum Speichern der neu entstandenen Stundenplandatei (unter anderm Namen).
  • bzw. der Menüpunkt Datei - Übernahme in die Basisdatei übernimmt die neu entstandene Stundenplandatei als Basisdatei und schließt den Dialog.
Umgang mit nachträglichen Änderungen in der ASV Im Verlauf der Stundenplanerstellung muss die Unterrichtsverteilung oft geändert werden. Ein Reimport der Willi-Daten in die ASV ist möglich, wird aber nicht empfohlen. Umgekehrt sind aber Änderungen, die in der ASV vorgenommen wurden, auch teilweise in die Willi-Daten übertragbar, so dass dabei der bereits erstellte Stundenplan nicht verloren geht.

Alle nachträglichen Änderungen funktionieren nur dann korrekt, wenn die Fächer- und Klassenkürzel sowie die Kursbezeichner nicht verändert wurden. Jede Nachbearbeitung der Unterrichtseinheiten in Willi kann dazu führen, dass solche nachträglichen Änderungen nicht korrekt übernommen werden.

Aktualisierung der Schülerzahlen der Unterrichtseinheiten Mit dem Menüpunkt Datei - Übernahme nur der ASV-Schülerzahlen in die Basisdatei bleiben die Unterrichtseinheiten der Basisdatei fast unverändert. Jede Unterrichtseinheit, die in den ASV-Daten identifiziert werden kann, erhält die dort angegebene Schülerzahl. Das Dialogfenster wird anschließend geschlossen.
Aktualisierung der Schüler-Kurs-Zuordnung Mit dem Menüpunkt Datei - Übernahme nur der ASV-Schüler-Kurs-Zuordnung in die Basisdatei bleiben die Unterrichtseinheiten der Basisdatei fast unverändert. Die Zuordnung der Schüler zu den Oberstufenkursen wird auf den aktuellen (ASV-)Stand gebracht, die Schülerzahlen entsprechend angepasst.

Voraussetzung: Die Option ist aktiviert.

Geänderte Lehrkräfte in vorhandenen Unterrichtseinheiten siehe oben

Import aus der ASV-Notenexportdatei

ASV-Notenexport In der ASV lässt sich ein sog. "Export in Notenprogramme" erstellen. Die ASV erzeugt dabei eine verschlüsselte Zip-Datei. Wenn man diese entpackt, erhält man die XML-Datei "export.xml". Aus ihr lassen sich alle Klassen-, Fächer-, Lehrkraft- und Unterrichtsverteilungsdaten auslesen sowie die SchülerInnen mit deren Zuordnung zu den Unterrichtseinheiten.
Beschränkt man sich auf letzteres, so wird die Auswertung in den normalen ASV-Import integriert.

Auf dieser Registerseite kann man alle für die Stundenplanerstellung nötigen Daten ausschließlich aus dieser XML-Datei entnehmen ohne dass man stdplan.txt etc. benötigt. Einstellmöglichkeiten und Vorgehensweise sind weitgehend analog zum oben beschriebenen Import, allerdings werden grundsätzlich alle nicht benötigten Elemente weggelassen; Kursschienengruppierungen sind in "export.xml" nicht erfasst. Die Schüler-Zuordnung umfasst alle Klassen und nicht nur die gymnasiale Oberstufe.

Unterrichtsdatenvergleich WILLI - ASV

Einsatzzweck und Aufruf Wenn Grund- und Unterrichtsdaten in Willi geändert wurden, dann weichen die Daten in der ASV von den Willi-Daten ab. Um die Änderungen nachführen zu können, sind Vergleiche der ASV-Daten mit den Daten der Basisdatei nach mehreren Gesichtspunkten möglich.

Mit dem Reiter Vergleich mit ASV-Unterrichtsdaten wird das Vergleichsmenü sichtbar. Aktiviert wird es erst nachdem wie beim Import die enstprechenden ASV-Dateien ausgewählt und die ASV-Daten in Willi-Daten umgewandelt wurden. Im Normalfall kann man sich hier auf die Unterrichtsdaten (stdplan.txt) beschränken.

Eine (versehentliche) Übernahme in die Basisdatei ist hier nicht möglich.

Vergleichsmenü

Wird einer dieser Menüpunkte ausgewählt, so erscheint rechts eine Auflistung der Vergleichsergebnisse.

Sie kann entweder sofort gedruckt oder in ein Protokoll übernommen werden. Damit können mehrere Vergleichsergebnisse zu einem Ausdruck bzw. einer Textdatei zusammengefasst werden.

Protokoll Über das Protokoll-Menü können alle dort aufgenommenen Vergleichslisten angezeigt, gedruckt, gelöscht oder in einer Textdatei gespeichert werden.

Export von Unterrichtsdaten in die ASV

Verwendung und Einschränkungen In der ASV gibt es die Möglichkeit, die Unterrichtsdaten aus einer externen Datei zu importieren. Diese Datei (stdplan.txt) kann hier erstellt werden.
Für einen erfolgreichen Import in die ASV müssen dort die entsprechenden Fächer-, Klassen- und Lehrkraftkürzel bereits vorliegen. Dies wird am besten dadurch sichergestellt, dass im Vorfeld bereits ein Import der ASV-Daten nach Willi vorgenommen wurde und bei der anschließenden Bearbeitung der Unterrichtsverteilung in Willi keine Änderung an diesen Kürzeln vorgenommen wurde.

Einige Eigenschaften der ASV-Unterrichtseinheiten werden in Willi nicht gepflegt. Nach dem Reimport in die ASV sind diese ggf. zu prüfen.

Aufruf und Ablauf

Vor der Erzeugung der Exportdatei müssen die ASV-Grunddaten-Dateien für Lehrkräfte, Fächer und Klassen ausgewählt werden, da die Willi-Grunddaten mit den ASV-Grunddaten abgeglichen werden. Die Klassendatei sollte nur die Klassen einer einzigen Schule enthalten. Die Auswahl erfolgt durch einen Klick auf oder einen Doppelklick auf das jeweilige Eingabefeld.

Die erfolgreiche Auswahl geeigneter Dateien wird im nebenstehenden Meldungsfeld angezeigt. Erst dann wird das Exportmenü aktiviert.
Mit Basisdatei nach ASV exportieren wird eine Datei erzeugt, welche die Unterrichtseinheiten der Basisdatei enthält und von der ASV importiert werden kann. Der Dateiname sollte STDPLAN.txt lauten, da dies von der ASV vorausgesetzt wird.