Abwesende

4 Abwesende Lehrkräfte und Klassen, nicht verfügbare Räume

Aufruf	Abwesende Lehrkräfte und Klassen, bzw. nicht zu Verfügung stehende Räume werden auf der Registerseite Abwesende eingegeben. Für abwesende Lehrkräfte, Klassen und nicht zur Verfügung stehende Räume sind jeweils eigene Spalten vorgesehen, in welche die Kürzel eingetragen werden. In der Spalte Stunden kann für jede Zeile festgelegt werden, für welche Stunden die Lehrkräfte, Klassen oder Räume fehlen. Als Defaultwert ist der ganze Tag eingesetzt.
Eintragen einer fehlenden Lehrkraft	Eine fehlende Lehrkraft kann auf zwei Arten in die Liste eingetragen werden: Man klickt in die Spalte Lehrkr. der ersten freien Zeile und tippt das Kürzel der Lehrkraft ein. Man führt einen Doppelklick auf die Zelle aus. Es öffnet sich das Auswahlfenster für Lehrkräfte. Dort wählt man die gewünschte Lehrkraft durch einen erneuten Doppelklick auf ein Kürzel aus. Achtung: Ist die Einstellung Mehrfachauswahl möglich aktiviert (siehe Einstellungen - Sonstiges), so muss die Auswahl der gewünschten Lehrkraft durch einfaches Anklicken mit anschließendem OK erfolgen. In dieser Einstellung können mehrere Lehrkräfte angeklickt und gleichzeitig ausgewählt werden.
Eintragen einer abwesenden Klasse bzw. eines nicht verfügbaren Raums	Das Eintragen einer abwesenden Klasse oder eines nicht zu Verfügung stehenden Raumes erfolgt analog zum Eintrag einer Lehrkraft. Lehrkräfte, die in abwesenden Klassen unterrichten würden, stehen stattdessen als Vertretung zur Verfügung. In einer Zeile können sowohl Lehrkraft als auch Klasse und Raum eingetragen werden, wenn für sie die Einträge in den restlichen Spalten der Zeile identisch sind.
Eingabe der Stunden	Falls eine Lehrkraft/Klasse/Raum nicht den ganzen Tag abwesend ist, können in der Spalte Stunden die betroffenen Zeiten angegeben werden. Die Eingabe erfolgt am einfachsten über ein Dialogfenster, das sich nach einem Doppelklick auf die Spalte öffnet: Die passenden Stunden werden durch Anklicken aus- bzw. abgewählt. Die Stunden könnten auch direkt, durch Komma oder Bindestrich getrennt, eingetippt werden. Beispiel: 1.-4.,8 bedeutet Abwesenheit in den Stunden 1,2,3,4,8 Ist eine Lehrkraft nur einige Stunden abwesend, so werden standardmäßig die Pausen vor und nach diesen Stunden mit eingeschlossen, dazwischenliegende Pausen ohnehin. Diese Einstellung lässt sich über das Kontextmenü (rechter Mausklick) des Feldes ändern. Das Beispiel zeigt eine Situation, in welcher die betreffende Lehrkraft in der Pause nach der 4. Stunde in der Pause nach der 4. Stunde abwesend ist, in der Pause vor der 3. Stunde jedoch nicht. Tipp zur effizienten Eingabe mehrerer gleichartiger Abwesender
Eingabe des Kommentars	In jeder Zeile kann ein bis zu 60 Zeichen langer Kommentar über die Tastatur eingegeben werden. Mit einem Doppelklick kann man auch eine Liste von Standardkommentaren öffnen: Die gewünschte Bemerkung kann hier durch einen Doppelklick oder durch einfaches Anklicken und anschließendes <Enter> ausgewählt werden. Einige Standardkommentare haben eine besondere Bedeutung, hier insbesondere der Kommentar Schulaufgabe. Die Liste der Standardkommentare kann durch eigene Formulierungen ergänzt werden. (siehe Einstellungen - Standardkommentare)
Zusatzkommentar	In den Programmeinstellungen kann eine weitere Spalte für einen zweiten Kommentar vorgesehen werden, der ergänzend oder alternativ eingesetzt werden kann.
Spalte Neu	Ein n in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile seit der letzten Nachtrags-Rücksetzung geändert wurde. Dieses Merkmal kann dazu verwendet werden, bei einem erneuten Ausdruck des Vertretungsplanes nur die veränderten Einträge auszugeben. Der Eintrag n kann auch von Hand geändert werden.
Spalte Druck	Ein d in dieser Spalte bedeutet, dass diese Zeile beim Druck des Vertretungsplanes berücksichtigt werden soll. Soll aus irgendwelchen Gründen der Ausdruck eines Eintrags unterbleiben, so muss das d entfernt werden.
Spalte Gegenr Distanzunterricht	Ist in dieser Zeile eine abwesende Klasse eingetragen, so kann hier eingestellt werden, ob Stunden, die den Lehrkräften durch diese Abwesenheit entfallen, bei der Erfassung der Mehrarbeit gegengerechnet werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob die ganze oder nur ein Teil der Klasse im Distanzunterricht beschult wird, was für die KM-Statistik ausgewertet wird. Beim Distanzunterricht wird den betroffenen Lehrkräften keine Minderarbeit wegen abwesender Klasse angerechnet. Bis zur Version 2.200.5 war beim Distanzunterricht der ganzen Klasse die Lehrkraft für andere Vertretungen einsetzbar, was dann als Mehrarbeit gewertet wurde. Ab der Version 2.200.7 steht eine Lehrkraft nicht für eine Vertretung zu Verfügung, wenn ihre Klasse im Distanzunterricht ist, unabhängig davon, ob dies nur für einen Teil oder die gesamte Klasse gilt. Auch für Klassen im Distanzunterricht besteht Vertretungsbedarf, wenn eine Lehrkraft abwesend ist. Falls ein Distanzunterricht nicht stattfindet (z.B. Sport), kann man diese Stunden zusätzlich unter "Vertretungen" eintragen und dann mit "entfällt" kennzeichnen. In diesem Fall würde das als Minderarbeit für die Lehrkräfte gewertet. Nach einem Doppelklick auf das Feld erscheint eine Liste, aus welcher die gewünschte Einstellung ausgewählt wird. Nach dem Schließen der Liste bedeutet ein g, dass ausfallende Stunden gegengerechnet werden, D bedeutet Distanzunterricht der ganzen Klasse, d nur für einen Teil der Klasse.
Spalte AGrund	Ist in dieser Zeile bereits eine abwesende Lehrkraft eingetragen, so lässt sich hier der Grund der Abwesenheit eintragen. Nach einem Doppelklick auf das Feld erscheint eine Liste, aus welcher der gewünschte Punkt ausgewählt wird. Nach dem Schließen der Auswahlliste wird der Grund durch ein Buchstabenkürzel angezeigt. Eine Angabe ist nur dann erforderlich, wenn die Abwesenheiten statistisch ausgewertet werden sollen. Die Liste der Abwesenheitsgründe kann unter Einstellungen - Abwesenheitsgründe ergänzt werden.
Spalte FeinB	Ist in dieser Zeile eine abwesende Lehrkraft eingetragen, so lässt sich hier der Abwesenheitsgrund im Sinne der Feinerhebung des BayStmUK eintragen. Die Rubriken müssen vorher unter Einstellungen - Feinerhebung B festgelegt werden, die Spalte muss ggf. noch eingefügt werden. (siehe Einstellungen - Spalten) Nach einem Doppelklick auf das Feld erscheint eine Liste, aus welcher die gewünschte Rubrik ausgewählt wird. Der Eintrag wird für jede Einzelvertretung übernommen, kann aber dort abgeändert werden.
Anordnung der Spalten	Breite und Reihenfolge der Spalten können den eigenen Erfordernissen angepasst werden; einige Spalten können auch weggelassen werden. Die Breitenänderung erfolgt durch Ziehen der Spaltengrenzen in der Kopfzeile; mit Drag&Drop in der Kopfzeile kann eine Spalte verlagert werden. Anordnung, Breite und Auswahl der Spalten können auch unter Einstellungen - Spalten bearbeitet werden.

Weitere Funktionen (siehe auch Allgemeine Funktionen)

Markieren	Zeilen können mit Strg-Klick oder über das Kontextmenü markiert oder entmarkiert werden. Markierte Zeilen sind farbig hinterlegt. Sammeländerungen: In markierten Zeilen lassen sich Sammeländerungen für bestimmte Spalten vornehmen: wird der Eintrag in einer Zeile geändert, so überträgt sich das auf alle Zeilen. Auf zentrale Spalten wie Klasse, Lehrkraft, Raum ist dies aber nicht anwendbar.
Ganze Schule frei	Haben alle Klassen frei (z. B. Hitzefrei oder Personalversammlung), so kann dies über den Menüpunkt Bearbeiten - Ganze Schule eingetragen werden. Achten Sie in diesem Fall auch auf die Eingabe der betroffenen Stunden! Falls alle Klassen frei haben, dann kann in der Spalte Grund angegeben werden, ob die entfallenden Stunden in der Mehrarbeitsstatistik der Lehrkräfte gegengerechnet werden sollen oder nicht. Nach einem Doppelklick auf das Feld kann man zwischen diesen beiden Möglichkeiten auswählen.
Übernahme vom Vortag	Oft sind Lehrkräfte, die an einem Tag abwesend sind, dann auch am Folgetag abwesend, entsprechendes gilt für Klassen und Räume. Wenn man hier nicht die Dauervertretungen verwenden will, lohnt sich der Menüpunkt Bearbeiten - Abwesende vom Vortag kopieren. Im dann angezeigten Dialogfenster sind alle ganztägig abwesenden Einheiten aufgeführt, die im aktuellen Vertretungsplan noch nicht vorkommen. Rechts oben kann man eine Vorauswahl der gezeigten Einheiten treffen (im gezeigten Beispiel Lehrkräfte und Klassen), anschließend werden alle Elemente ausgewählt, die in den aktuellen Vertretungsplan übernommen werden sollen. Mit dem Schalter Ausgewählte einfügen wird das Dialogfenster geschlossen, die entsprechenden Einträge werden unter Abwesende eingefügt.
Undo-Funktion	Mit diesem Schalter kann die jeweils letzte Aktion rückgängig gemacht werden. Die Historie kann dabei bis etwa 100 Aktionen zurück reichen. Nicht berücksichtigt werden aber die freien Texte und eigene Eingaben auf der Registerseite Mehrarbeit. Bewegt man den Mauszeiger über den Schalter, dann wird diese letzte Aktion als Hinweistext eingeblendet. Im gezeigten Bild wurden zuletzt mehrere Lehrkräfte gleichzeitig als abwesend eingetragen. Einige Dialogfenster wie z. B. der Stundenplanwechsel oder die Prüfungsaufsichten löschen den Undo-Speicher, so dass Aktionen vor der Verwendung dieses Dialogs nicht mehr rückgängig gemacht werden können.